Учет времени прихода и ухода сотрудников

Учет рабочего времени сотрудников

Учитывать время работы сотрудников — значит выигрывать во многих отношениях. От повышения производительности до воспитания коллектива, ответственного за свою деятельность. Все больше компаний в России используют тайм-трекеры. Один из них — Crocotime, он обеспечивает дисциплину, позволяет работодателю платить исключительно за выработанные часы.

Как контролировать рабочее время сотрудников

Разберемся, что оно означает в ТЗ РФ? Это понятие зафиксировано в статье 91 Трудового кодекса РФ: это время, в течение которого исполняются трудовые обязанности по правилам внутреннего распорядка и условиям договора.
В соответствии с требованиями устанавливается график: начало, перерыв на обед и окончание дня. Насколько четко подчиненные соблюдают регламент, можно отследить различными способами:

• обязать специального кадровика, администратора, менеджера, начальника отдела вести бумажный журнал учета;
• поставить турникет с использованием пропуска, который собирает данные о посещаемости;
• оборудовать видеокамеры для слежения при входе и местах перемещения трудящихся.

Здесь не лучшую роль играет личный фактор, когда сложно при других обязательствах успеть завизировать всех коллег. А еще — дороговизна электронных устройств и психологический дискомфорт у служащих от постоянного навязчивого надзора.

Учет рабочего времени ТК России

Выделяется три его разновидности:

• поденный;
• понедельный;
• суммированный.

Поденный — значит ежедневный. Большинство организаций учитывает время, которое человек провел на работе. Самый распространенный режим — “пятидневка”, два выходных и 40 общих часов в неделю. Или шестидневка и один выходной.

Дополнительные часы подсчитываются как сверхурочные и оплачиваются в соответствии со статьей 152 ТК РФ.Понедельный учет ведут при гибкой сменной сетке, когда длина трудового дня может изменяться. Постоянной остается продолжительность недели.

При суммированном учете рабочего времени оценивают данные за месяц, квартал, год. Его ведут для специалистов отдельных профессий или при условиях труда, когда задачи невозможно завершить в строгий временной отрезок. Например, для водителей дальнего следования, вахтовиков, железнодорожников, летчиков и т.д.

Максимальный период учета занятости по ст. 104. ч.1. ТК РФ составляет 1 год. И в общем представители таких профессий в среднем должны работать в соответствии с нормой.

Учет рабочего времени — табели

Отмечать «трудодни» — совсем не прихоть администрации, но долг, прописанный в 91 ст. ТК РФ. Отсутствие такого учета в учреждении — нарушение прав. Ведь заработная плата начисляется на основании табеля с указанием отработанных часов. И напротив, за недоработку руководство может применить санкции. Все данные запротоколированы в табеле учета. В нем содержится следующая информация:

• название организации и персональные данные человека;
• личный номер;
• отчетный период;
• занятость днем и ночью, в выходные, праздники, опоздания и прогулы;
• причины пропуска работы;
• переработка и вахтовая служба;
• виды отпусков, оплачиваемые и без сохранения заработной платы;
• служебные командировки и повышение квалификации.

Разработаны унифицированные табели учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ). Хотя в каждом офисе могут вести свои таблицы. Наиболее известный — бланк документа №Т-12. Его заполняют от руки и включают дополнительный Раздел 2 по расчетам оплаты труда. Более удобная автоматизированная обработка данных в форме №Т-13. Она востребована в фирмах, где установлен турникет контроля.

Учет прихода и ухода сотрудников

Рабочее расписание записывается в ведомости следующими способами:

• фиксируют только отклонения (сверхурочная загруженность, отсутствия на месте);
• отмечают все явки и неявки.

При разной длине смены опираются на метод сплошной регистрации. В данном случае ведется суммированный учет отработанного времени.

Становится ясно: у служащего накопилась «сверхурочка», или он не доработал.
Журнал ведется в бумажном и электронном варианте. Последняя форма более предпочтительна.

Она экономит усилия, отмечает несанкционированные отлучки, больничные, чрезмерную загруженность.

Учет рабочего времени на предприятии

Когда штат превышает сотни, считать “по головам” почти невозможно. Мониторить продуктивность персонала, его дисциплинированность помогают автоматизированные системы. Большую нишу в этой области занимает Crocotime. ПО бережет время. Сравним его условия с другими принципами фиксирования и наблюдения.

Учет рабочего времени сотрудников в excel или автоматизированный учет рабочего времени?

Самый простой метод — вести таблицу в excel. Она идеальна для маленьких предприятий с небольшим штатом, где не заостряют внимание на детализации процессов. Другие плюсы: она бесплатная, ее можно скачать в Интернете, легко заполнять.
Минус — её суть не отражает запросов бизнеса, заинтересованного в успехе со стартапа:

• не автоматизирована;
• допускает ошибки при сменном графике;
• не анализирует качество занятого времени.

Про таблицу Excel можно сказать: лучше таким образом вести записи, чем вообще никак. А с увеличением кадров переходить на автоматизированные системы.

Учет рабочего времени онлайн

Автоматизация составления табелей дает много преимуществ. И работодатели выбирают системы учета в зависимости от их функциональности, стоимости и принципов работы:

• биометрические;
• GPS-наблюдение;
• компьютерные программы.

Онлайн-системы собирают информацию обо всех действиях служащих. Задерживаются они с утра или сбегают раньше вечером, как часто покидают свое место, какими интернет-ресурсами интересуются. Программа Crocotime проанализирует использованное время.

Программа CrocoTime — учет рабочего времени

Многие фирмы в России уже составили положительное мнение о продукте Crocotime. Его применяют в крупном, среднем и малом бизнесе. ПП помогает быстро понять, кто посвящает себя делу, а кто не загружается служебными обязанностями.

А именно: различает продуктивные и непродуктивные сайты, которые просматривают работники.
Программа-шпион — так называют Crocotime. Но в отличие от других она “не покушается” на личное пространство, не делает скриншоты и видеозаписи, не читает переписку. Одним словом, не загружает тотальным контролем.

Именно поэтому служащие адекватно воспринимают Crocotime как программу учета времени.

По букве закона

Каждого работодателя государство обязывает контролировать норму часов, но анализировать их качество — выбор исключительно нанимателя. Эту инициативу нижестоящие часто воспринимают как желание руководства закрутить гайки, усилить дисциплину.
На сторону директора встает Трудовой кодекс страны.

Он разрешает использовать программные продукты. В организациях, где оберегают коммерческую тайну, отслеживается даже личная переписка. Но если подобных строгих условий нет, то руководство старается сохранять благожелательную атмосферу. И в случае непонимания, зачем надзор, нужно устранять разногласия.

Алгоритм действий несложен:

• оповестить персонал о введении системы учета;
• объяснить пользу от внедрения Crocotime, её специфику и получить ответную реакцию;
• внести в трудовой договор пункт, что персонал осведомлен о постоянном контроле с применением ПП и согласен с ним;
• мониторить рабочие процессы корректно;
• донести, что программа нужна для оптимизации продуктивности, а не для наказаний.

Строго по расписанию

Дисциплина и ответственность начинаются со своевременного прихода. Опоздания на 5-10 минут гарантированно приводят к задержкам уже на полчаса. Как снежный ком растут другие проблемы:

• ломается план выполнения проектов;
• падает имидж компании. Перед заказчиком отвечает не рядовой специалист, а руководитель;
• снижается доходность предприятия, его конкурентоспособность.

Crocotime спасёт от провалов в бизнесе:

• отследит начало и окончание работы подчиненных;
• исключит частые и длительные перерывы;
• подсчитает реальное время деятельности.

Учет времени Crocotime ведет с момента включения ПК, что удобно для служащих с индивидуальным регламентом.

Преимущества программы Crocotime

До 20 часов в месяц недорабатывают антирекордсмены в одном из коммерческих офисов. Слабое звено определили с помощью ПП Crocotime. Разъяснили, что значит «сливать время», и как этого избежать, лишили премии за невыполнение обязанностей. Коллектив повысил производительность.
CrocoTime — универсальный продукт.

Он выгоден тем, кто остается сверхурочно или трудится в режиме ненормированного дня. Характеристики ПО позволяют собирать статистику и в удобной форме предоставлять данные в бухгалтерию. Графически понятная, яркая программа — источник разноплановой информации о деятельности сотрудников.

Она выполняет следующие функции:

• сделает фотографию рабочего дня: какие программы и во сколько применял человек, в том числе на удаленной занятости;
• покажет точное количество отработанных часов за компьютером и без него у отдельного специалиста и у всего подразделения;
• сообщит, как распределяется нагрузка в течение дня;
• проанализирует заход на сайты вплоть до заголовков окон, документы, с которыми работали служащие;
• функция тайм-трекинга подсчитает затраченное время на проект, конкретные задачи по нему и оценит внесенную лепту каждого участника;
• автоматически формирует табели учета, в т.ч. в объединении с бухгалтерскими системами составит график занятости, данные об отгулах, больничных, отпусках, нарушениях регламента труда.

Бояться автоматизированных программ учета времени равно терять шансы компании двигаться вперед, реализовывать амбиции на уровне топ-менеджера и начинающего специалиста.

Сохраняется законодательное право на обеды и перекуры, на сорокачасовую рабочую неделю. Не больше, но и не меньше. Можно вспомнить и высокую миссию программы CrocoTime — воспитывать самодисциплину.

Организованный, продуктивный работник успешнее поднимается по карьерной лестнице, эффективнее двигается к собственной цели.

Источник: https://crocotime.com/ru/uchet-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Современные системы учета рабочего времени сотрудников

Построение системы учета рабочего времени гарантирует справедливое начисление заработной платы, повышает дисциплину труда и ответственность персонала, обеспечивает непрерывность трудового процесса. Без решения этой задачи невозможно налаживание эффективной системы мотивации, так как, не имея объективных показателей сложно осуществлять отбор ключевых сотрудников, ценных в любое время.

1. Информационные технологии должны работать на Вас

Любой руководитель на определенном витке развития бизнеса сталкивается с ситуаций когда времени на эффективное управление персоналом попросту не остается.

Здесь на помощь приходят информационные технологии и системы автоматизации.

Они принимают на себя множество рутинных и крайне трудоемких операций, освобождают руководителей от необходимости лично контролировать персонал и предоставляют им исчерпывающую и полную информацию.

Компании, чьи HR-менеджеры вручную заполняют табель учета рабочего времени, теряют на этом 9% от фонда оплаты труда; потери рабочего времени в расчете на одного сотрудника — 43 минуты (затраты на простановку времени прихода/ухода, подсчеты, неизбежные ошибки).

Бумажные бланки учета рабочего времени, журналы посещений, отметки у вахтера, составление вручную графиков работы и отчетов — все это прошлый век. И в нашей стране, и за рубежом в управлении персоналом успешно используются системы учета рабочего времени (СУРВ).

Приборы учета рабочего времени — единственный способ получить абсолютно реальную картину использования рабочего времени на Вашем предприятии, полностью исключающий, какие либо подтасовки и человеческий фактор.

На сегодняшний день практически любой современный терминал учета способен решить проблемы связанные с опозданиями, прогулами или отсутствием сотрудников на рабочем месте. Полученная экономия позволяет быстро покрыть затраты на установку необходимого оборудования и программного обеспечения.

2. Биометрия: точность и надежность гарантируются

На рынке Украины представлены системы учета рабочего времени с различными методами идентификации пользователей: по электронным картам, замкам, кодовые и биометрические.

Наиболее эффективны биометрические системы. Они фиксируют приход/уход сотрудника по предъявлении уникального параметра, который нельзя забыть, потерять или «одолжить на время».

В свою очередь, на биометрическом рынке преобладают решения, основанные на идентификации по отпечаткам пальцев.

Сотрудник просто касается сканера отпечатков пальцев, а система выводит на экран фото работника, его ФИО и время фиксации соответствующего события (прихода на работу или ухода с нее).

Подобные системы хранят и обрабатывают не изображения отпечатков пальцев, а их цифровые модели — шаблоны; восстановить реальное изображение отпечатка из его модели нельзя, что допускается украинским законодательством.

Основным преимуществом биометрии является невозможность передачи ключа либо карты доступа третьим лицам, т.е. отметить приход на работу или уход с нее за своего коллегу будет невозможно.

Если же палец поврежден, это не проблема: всегда можно заранее зарегистрировать на каждого сотрудника отпечаток «резервного» пальца.

Новейшей технологией в биометрии являются системы распознавания образов (лиц) пользователей. Прибор фиксирует черты лица с помощью инфракрасной камеры и сохраняет модель в базу данных.

Когда пользователь обращается к терминалу, система захватывает изображение и выполняет сравнение между имеющейся в базе моделью и новым изображением.

Для обеспечения наивысшей безопасности мы рекомендуем использовать данный метод в сочетании с идентификацией по отпечатку пальцев.

3. Контроль доступа – берем безопасность в свои руки

Кроме удобства, системы контроля доступа (СКД) способны обеспечить разграничение пользователей по группам (скажем, руководители, сотрудники службы безопасности, системные администраторы), и присвоить каждой из них помещения, и период пребывания, когда доступ в них разрешен.

Терминал информирует о результатах распознавания звуковыми сигналами, цветовой индикацией и выводит на дисплей ФИО сотрудника, время фиксации прихода/ухода. Если в офис попытается пройти нежелательный посетитель (например, бывший сотрудник) или будет предпринята попытка несанкционированно демонтировать биометрический терминал, он немедленно подаст сигнал тревоги.

4. Корпоративные решения: крупным компаниям – комплексные решения

Большая численность персонала и подконтрольных помещений требуют особых решений, позволяющих централизованно управлять как безопасностью, так и учетом труда. В таких случаях предусмотрены все необходимые опции.

Встроенные программные серверы позволяют передавать информацию из территориально удаленных филиалов в головной офис, где формируются централизованные отчеты. Предусмотрена удаленная регистрация сотрудников.

Сведения о них (включая данные об отпечатках пальцев) вносятся с помощью утилиты удаленной регистрации и транслируются в центр; Сразу же после регистрации сведения о сотруднике поступают в пункты учета рабочего времени, память терминалов контроля доступа и программные серверы в удаленных филиалах.

5. Интеграция: действуйте системно

Современные системы быстро встраивается в уже имеющиеся на предприятии системы и комплексы безопасности и расчета заработной платы.

Так, внедрение биометрии вовсе не означает, что нужно демонтировать «старую» систему контроля доступа: биометрические терминалы легко встраиваются в нее благодаря поддержке интерфейсов Wiegand и RS.

ПО для разработчиков позволяет быстро интегрировать систему в имеющуюся платформу, например 1С.

В интернет-магазине time-control.ru вы найдете широкий ассортимент систем учета рабочего времени и систем контроля доступа на основе биометрических и карточных терминалов.

Источник: https://www.time-control.ru/stati/sovremennye-sistemy-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Приход и уход сотрудников: как приучить персонал к дисциплине

В этой статье Вы узнаете

• Когда стоит задуматься об автоматизированном учете ухода и прихода сотрудников
• На какую программу сделать ставку 
• Почему конроль прихода и ухода сотрудников не всегда стоит доверять машине
• Какие сотрудники не читаются сканером
• Как вручную обеспечить учет рабочего времени персонала

В нашей компании — три розничных магазина и собственное производство. Оплата труда почасовая. Раньше, когда в штате было 150 человек, приход и уход сотрудников на работу фиксировал в специальном журнале охранник на проходной. Затем бухгалтер переносил информацию в электронную таблицу.

Ему приходилось выделять полтора-два часа времени на то, чтобы заполнить таблицу, а затем перенести данные (обычно за предыдущий день) в программу. С ростом компании количество работников увеличилось в три раза, поэтому справляться с учетом времени прихода и ухода пятисот сотрудников стало очень сложно.

Учет прихода и ухода сотрудников: как контролировать эффективно

Пять лет назад мы решили автоматизировать контроль прихода и ухода сотрудников. Сначала думали об электронных карточках — самых популярных на сегодняшний день.

Но эту систему очень просто обойти: сотрудники могут просто передавать свои пропуска с теми, кто приходит вовремя. Поэтому отказались от этой идеи, хоть с карточными системами и проще работать — они практически не допускают ошибок при регистрации.

Наиболее интересной оказалась биометрическая система учета рабочего времени BioTime.

Это сканер отпечатков пальцев, установленный на проходной и подсоединенный к компьютеру, на котором установлена специальная программа. Поскольку вход и для сотрудников магазинов, и для тех, кто работает на производстве, общий, понадобилось всего четыре сканера: три в магазинах на постах охраны и один в бухгалтерии.

Все они абсолютно идентичны, но на оборудовании в бухгалтерии установлена программа, управляющая учетными записями сотрудников и готовящая аналитические данные. Здесь же в базу данных вносятся сведения о новых работниках. Кстати, эта база может храниться на любых серверах: мы, например, пользуемся Microsoft SQL Server.

Также в ней предусмотрено автоматическое создание резервной копии на случай аварии. Поэтому, если что-то случится с сервером, данные мы не потеряем.

Установка системы обошлась примерно в 80 000 руб., из которых около 20 000 руб. ушло на закупку четырех сканеров и 15 000 руб. — на оплату услуг консультантов за первый год технической поддержки.

Для работы с системой достаточно штатного системного администратора, нанимать дополнительного работника необходимости нет. Дополнительного обслуживания самого оборудования не требуется.

Как и у любой техники, у него есть определенный срок службы, но за пять лет мы заменили только один сканер из четырех.

Учет и контроль прихода и ухода работников

Сейчас все сотрудники, приходя на работу, обязаны пройти сканирование. Когда человек прикладывает палец к сканеру, на экране он видит фамилию, имя и отчество. В его интересах следить, чтобы оборудование работало верно и опознавало именно его.

Затем все сотрудники в любом случае подходят к охране, чтобы записаться в журнал, — это обязательная процедура. Абсолютно уйти от бумажных носителей у нас не получилось.

Но теперь журнал используется только в спорных ситуациях, при начислении заработной платы бухгалтерия к нему больше не обращается — работает с электронными данными: запрашивает отчет об отработанных часах, в котором даны фамилия и общее время работы за рассматриваемый период. Также программа может подготовить разнообразные отчеты:

• сумма отработанных часов за любой промежуток времени;
• время прихода;
• время ухода;
• время на рабочем месте.

Раньше при возникновении спорных ситуаций приходилось обращаться к другим сотрудникам, начальникам отделов или администрации магазина и на основании совокупных данных принимать решение.

Теперь же достаточно электронной версии приходов и уходов. Все работники это понимают, поэтому опозданий стало меньше, ведь за нарушения их могут лишить части премии.

Система упростила работу не только бухгалтерии, но и службе по работе с персоналом, которая регулярно пользуется данными сканера.

Однако даже такая умная машина не всегда может верно идентифицировать личность человека. Несмотря на то что возможность дублирования отпечатка одна к миллиону, ошибки иногда встречаются. Бывает, что с первого раза техника не считывает отпечаток. А бывали даже случаи, когда система опознавала не того сотрудника.

Думаю, это особенность биометрии, ведь аппарат сканирует не весь палец, а определенное количество точек. У некоторых сотрудников, занятых на производстве в горячем цехе или непосредственно контактирующих с оборудованием, бывают повреждения подушечек пальцев, как тепловые, так и механические. В результате человек неверно идентифицируется.

Решить эту проблему можно двумя путями.

Увеличить чувствительность сканера. Программа это позволяет, но нам не менее важна оперативность считывания данных. Особенно утром, когда одновременно приходят около ста сотрудников, задерживаться у сканера более двух секунд невозможно.

Завести в системе отпечаток не одного пальца, а двух. Так, у нас для каждого сотрудника сохранены отпечатки указательного пальца и мизинца, который меньше всего подвержен травмам.

Приход и уход сотрудников: опыт решения проблемы с опозданиями

Рита Ним, начальник отдела кадров ИП Казаков А.В., Луховицы, Московская область

У нас шесть магазинов в городе. Штатная численность продавцов — восемь человек, из которых двое подменные — на случай болезни, отпуска или каких-либо непредвиденных обстоятельств.

Это, с одной стороны, облегчает работу, потому что контролировать маленький штат проще. Но с другой стороны, в большом коллективе обычно есть специальные сотрудники, следящие за дисциплиной.

В нашем же случае это просто невозможно, а устанавливать какие бы то ни было системы учета абсолютно нерентабельно.

Мы разработали другие способы контролировать приход и уход сотрудников. В каждый магазин я подбираю сотрудников, которые живут в том же районе и могут быстро добираться до работы. Для большинства у нас введена почасовая оплата труда (в соответствии с МРОТ по Московской области).

Можно, конечно, установить график работы 2/2 или 7/7, но таким способом мы бы увеличили штатную численность, на что компании потребуются определенные затраты. Из-за этого мы установили плату за каждый час.

Поэтому важно, чтобы сотрудник исправно отрабатывал положенное оплачиваемое время.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Продавец приходит на работу к восьми часам и сам открывает магазин. Я обзваниваю всех и проверяю, вышли ли они на работу.

А в конце рабочего дня, около пяти часов вечера, я вновь всех обзваниваю и спрашиваю сумму выручки.

В конце каждого месяца в компании составляется табель учета рабочего времени, в котором указывается, сколько дней и часов отработал каждый, а также размер выручки — продавцы получают от нее один процент.

Есть еще один простой и действенный способ контроля — «тайный покупатель», человек из числа знакомых, который за определенную плату должен:

• объехать все магазины;
• посмотреть, на месте ли продавцы;
• проверить, к которому часу они приходят;
• оценить, как продавцы себя ведут, как говорят с покупателями.

Иногда наш директор сам делает такие объезды, а также еженедельно руководитель отдела продаж и реализации в каждом магазине проводит ревизию. Это стимулирует продавцов работать качественно.

За разовые небольшие нарушения обычно не штрафуем, но если сотрудник совершает их регулярно — увольняем. Недисциплинированных продавцов не держим — сейчас много желающих найти работу. И можно подобрать того, кто будет приносить пользу магазину, а не портить впечатление покупателей о компании.

gd.ru/

Источник: https://hr-portal.ru/article/prihod-i-uhod-sotrudnikov-kak-priuchit-personal-k-discipline

Система учета рабочего времени персонала

Система учета времени персонала является специальной системой, позволяющей точно определить количество отработанных часов, выполнение работниками своих обязанностей. Системы, позволяющие вести такой учет, являются общей частью системы контроля доступа на предприятие, ведения статистики и кадрового учета.

Наша компания предлагает проектирование и установку систем, позволяющих вести контроль учета времени, прихода и ухода персонала на свои рабочие места.

Такие системы могут являются частью общей системы учета доступа и безопасности, они способны выполнять ряд следующих задач:

• вести полный учет прихода, ухода сотрудников, контроль причин отсутствия;
• формировка отчетов по предприятию, отдельным подразделениям, конкретным сотрудникам в требуемом разрезе данных (приход или уход с рабочего места, время отсутствия, причина отсутствия, больничный и другие данные);
• установка уровней допуска сотрудников к офисам, на определенную территорию, в лаборатории, цеха;
• формирование, корректировка графиков работы коллектива;
• интеграция данных с другими системами, используемыми на предприятии.

Виды систем учета рабочего времени

Учет рабочего времени персонала может вестись по различным направлениям:

1. контроль своевременного прихода конкретного работника на работу;
2. выявление нарушителей дисциплины, всех опаздывающих, не выходящих на рабочее место;
3. контроль нахождения на рабочем месте на протяжении рабочего дня – помогает выявить всех сотрудников, нарушающих дисциплину, покидающих рабочее место, дать соответствующую оценку соблюдению графика, времени обеденного перерыва;
4. контроль времени ухода в конце рабочего дня для обнаружения подозрительных несанкционированных задержек, ухода раньше времени;
5. учет фактически отработанного времени, отпускных дней, больничных, различных производственных простоев;
6. учет всех прогулов.

Контроль персонала может производиться при помощи различных систем:

• пропускная система контроля доступа для прохода на рабочее место;
• биометрический контроль для входа в офисы, лаборатории, на производство;
• карточные турникеты и шлагбаумы;
• другие методы контроля.

Все результаты, получаемые в ходе сбора информации такими системами, передаются руководителям подразделений и кадровой службы для дальнейшей обработки, начислении заработной платы. По результатам получения данных о прогулах и других нарушениях принимается решение о дисциплинарных мерах, увольнениях и прочих действиях.

Кроме того, контроль учета времени позволяет составить эффективный рабочий график для рационального использования рабочего времени, планировать отпуска, выполнять другие действия, необходимые для повышения работоспособности и результативности на предприятии.

Установка систем по учету времени дает возможность получать требуемую информацию в автоматическом режиме. Это не только повышает ее точность, но и делает учет максимально эффективным.

Система по учету за рабочим временем отличается такими главными принципами работы:

1. оснащение всех входов, выходов на предприятие, пунктов пропуска специальным учетно-контрольным оборудованием;
2. обеспечение всех работников компании личными идентификаторами различного типа (обычно это карточные пропуска);
3. установление штатного расписания, графика работы, территории работы каждого отдельного сотрудника, контроль контрольных точек, по которым осуществляется подробный учет рабочего времени;
4. фиксация перемещений по территории предприятия сотрудников.

Стоимость установки систем контроля за персоналом

Наименование услуг Ед. изм. Цена, RUR.

Установка магнитного (электронного) замка на деревянную дверь	шт.	1190
Установка магнитного (электронного) замка на металлическую дверь	шт.	1780
Установка электромеханического накладного замка на деревянную дверь	шт.	1590
Установка электромеханического накладного замка на металлическую дверь	шт.	2400
Установка электромеханического врезного замка на деревянную дверь	шт.	1990
Установка электромеханического замка на металлическую дверь	шт.	2900
Источники бесперебойного питания и их монтаж для электронных замков	шт.	1070
Установка эл. розетки накладной	шт.	490
Установка кнопки накладной	шт.	395
Установка кнопки врезной	шт.	640
Установка считывателя для СКУД	шт.	780
Установка программного обеспечения автономного контроллера СКУД	шт.	1780
Монтаж сетевого контроллера системы СКУД	шт.	2170
Программное обеспечение сетевой системы контроля за доступом	От 5900

Этапы монтажа оборудования систем контроля персонала

Монтаж системы учета времени персонала является сложной, ответственной задачей, требующей предварительного планирования.

Это расчеты и правильный выбор типа контролирующих устройств и турникетов, дополнительное оборудование и его интегрирование в общую систему безопасности здания с ведением последующей статистики прохода и времени для каждого отдельного сотрудника. По этой причине установкой занимаются только квалифицированные специалисты, имеющие большой опыт работы в данной области.

Оборудование для контроля и управления персоналом является сложным оборудованием, которое может обеспечить проход одновременно со сбором необходимой информации и передачей ее на управляющий пункт.

Конструкция оборудования может включать в себя следующие узлы:

• считыватели для электронных или магнитных карт;
• турникеты для прохода или рамки;
• аппаратно-программные комплексы.

Перед тем, как начать монтаж терминалов учета рабочих часов сотрудников, необходимо правильно определить место установки, в этой точке подготовить основание с бетонированием площадки для рамки или турникета.

Слой бетона должен иметь толщину от 15 см, при этом марка бетонной смеси должна быть не ниже М400, что обеспечивает максимальную надежность всей конструкции. Перед установкой стоек необходимо дополнительно проверить горизонтальность основания, надежность закладных.

Монтаж системы контроля учета рабочего времени требует соблюдения следующих этапов:

1. проверка всех комплектующих системы;
2. устройство анкерных отверстий для монтажа центральной стойки;
3. подготовка кабель-канала (если управление открывающими створками будет электрическим, также необходима прокладка кабельных трасс для передачи данных о сотруднике, разрешении или запрете доступа на территорию);
4. монтаж стойки, основной конструкции;
5. крепление пропускных элементов, ограничительных планок или створок;
6. установка считывателя карт, брелоков или биометрического контроля;
7. проверка оборудования, наладка бесперебойной работы;
8. сдача объекта.

Стоимость монтажа и самого оборудования полностью зависит от выбранного типа технического оснащения. Например, биометрические системы учета рабочего времени являются одними из самых дорогих, но при этом они обеспечивают максимальную точность, безопасность и эффективность оборудования.

По этой причине многие сегодня отдают предпочтение именно биометрическим системам, как наиболее современным и обеспечивающим высокое качество работы.

Преимущества сотрудничества с «Интеллект Безопасность»

«Интеллект Безопасность» предлагает системы учета доступа, турникетов различного типа для больших и малых объектов и систем контролирования рабочего времени.

Нашим заказчикам мы предлагаем:

• широкий выбор оборудования;
• индивидуальное проектирование;
• возможность интегрирования с общими системами безопасности;
• гарантия качества на все выполняемые работы;
• привлекательные цены и выгодные условия сотрудничества.

Мы предлагаем Вам полный комплекс работ по проектированию и установке для сотрудников систем учета рабочего времени. Стоимость рассчитывается в индивидуальном порядке, получить подробную информацию можно, позвонив нам по телефону+7 (495) 249-48-83.

Наши специалисты проконсультируют Вас по всем вопросам установки комплектов безопасности, помогут подобрать оборудование, предоставят предварительный расчет.

Заказать монтаж систем по контролю времени и персонала

Источник: https://in-bez.ru/skud/sistema-ucheta-rabochego-vremeni/

Образец журнала прихода и ухода сотрудников

Трудовым Кодексом РФ дано четкое определение термину «рабочее время» (ст.91). Это период, установленный локальным нормативным актом юридического лица, для исполнения трудовых обязанностей. Этим же законодательным документом работодателю вменяется вопрос его учета. Как это делать, решается на местах.

Многие субъекты хозяйствования, учреждения используют для оперативного сбора сведений на первичном уровне журналы для ежедневной регистрации членов коллектива.

  В данной статье вы найдете рекомендации, как правильно и оптимально  осуществлять контроль, получите примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников.

Журнал прихода и ухода сотрудников как способ контроля рабочего времени

Уровень высокой дисциплины в коллективе обеспечивается максимальной занятостью работников в отведенное время для труда, исключением случаев решения в этот период личных проблем, прогулов и опозданий. В связи с этим готовится приказ о введение журнала учета рабочего времени. Данное требование – это не признак бюрократизма или прихоть нанимателя, оно предусмотрено законом.

Обязанность каждого члена коллектива –  отмечаться при приходе и уходе с работы –  должно быть внесено в ПВТР и строго исполняться.

Данным приказом назначаются специалисты в головном офисе и в обособленных подразделениях, которым контроль за ежедневным и правильным заполнением документа включается в обязанности.

На уровне администрации это направление курирует один из заместителей руководителя  либо начальник кадровой службы.

Журнал необходим для осуществления контроля за сотрудниками

Форма документа

Установленной формы документа нет. Табличный вариант разрабатывается работодателем. В таблице обязательными являются следующие графы:

• ФИО работающего, временные рамки посещения работы (приход – уход);
• роспись, отработанные часы.

Анализ сведений производится за неделю, месяц, год в зависимости от рабочих графиков.

Полученная информация используется при составлении табеля или книги  учета рабочего времени в процессе формирования оплаты труда и в случае наложения взысканий или увольнении сотрудника – за систематические опоздания и прогулы. Журнал и табель отличаются тем, что в первом случае фиксируется время начала и завершения работы по факту действия, а во втором –  отработанные часы.

Книга заказывается в типографии или покупается. На титульном листе ставится ее  номер в делопроизводстве, название, нумеруются страницы, прошиваются плотной нитью. Концы ее на обратной стороне приклеиваются пломбой из бумаги, где ставится дата, подпись. Журнал помещается в удобном доступном месте (вахта, приемная секретаря).

Не допускается небрежное ведение документа: исправления, записи задним числом, карандашом, удаление страниц. За подобные факты при проверке  специалисты наказываются в административном порядке.

Скачать excel  файл можно ниже.

Скачать образец Журнала учета рабочего времени сотрудников

Дополнительно возможно внесение других граф: уход с работы, его причина, прогул, опоздание и т.д. Учет сверхурочного и ненормированного, сдельного и повременного труда, совместительства рекомендуется осуществлять отдельно.

Табель фиксирует количество отработанных часов

Способы ведения журнала

Мы подробно разобрались, как выполняется учет в традиционном варианте – на бумаге. В век интернета все большее распространение получает электронный документооборот. На крупных предприятиях с этой целью устанавливаются соответствующие программы.

В практике используется ПО, где необходимая информация вносится вручную.Это тоже уже вчерашний день. Все активнее внедряются автоматизированные системы, которые передают информацию прямо в бухгалтерию.

Работник в этом случае  отмечается на проходной электронным пропуском. Еще более совершенным способом учета является биометрический контроль. В данной ситуации пропуском становится отпечаток пальца.

Единственный недостаток программного обеспечения – высокая стоимость.

Срок хранения книги зависит от ее содержания. Журнал со сведениями о работниках с 8-часовым рабочим днем, уничтожается после его окончания. В том случае, когда в него вносится информация, влияющая на начисление пенсии, документ хранится 75 лет.  

Итак, вы теперь имеете представление о важном кадровом документе – журнале первичного учета рабочего времени и при необходимости используете предложенный образец его заполнения, наши практические советы.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/spravochnik-predprinimatelya/obrazets-zhurnala-prihoda-i-uhoda-sotrudnikov.html

Форма журнала учета рабочего времени сотрудников

Что представляет собой журнал учета рабочего времени, в чем его отличие от табеля, нужен ли он на предприятии? Читайте о том, как оформить этот документ по правилам делопроизводства и как его вести. Скачайте готовый образец

Для чего нужен журнал учета рабочего времени

Когда численность трудящихся на предприятии велика и руководители подразделений не имеют возможности проконтролировать своевременное появление на рабочем месте каждого сотрудника, время их прихода и ухода фиксируется в книге учета рабочего времени. Такой журнал служит документом, на основании которого может заполняться табель, фиксирующий количество отработанных часов за сутки. 

Также он может использоваться для следующих целей:

• Фиксирование опозданий и уходов с работы раньше времени.
• Учет труда сотрудников с ненормированным рабочим днем.
• Привлечение сотрудников к сверхурочным работам.

Документ можно вести одновременно для всех вышеперечисленных случаев, либо отражать информацию по каждому отдельно.

Порядок ведения журнала учета рабочего времени

Законодательство обязывает работодателя вести учет времени, отработанного каждым работником, подразумевая под этим ведение табелей Т-13 и Т-12, которые отражают количество отработанных часов за сутки и за месяц.

Тетрадь учета рабочего времени не упоминается в законодательстве как обязательный документ, соответственно унифицированной формы у него нет, а его ведение остается на усмотрение администрации предприятия.

При самостоятельной разработке шаблона необходимо отталкиваться от того, какие цели преследуются работодателем. В нем могут быть следующие колонки:

• дата;
• ФИО и должность работника;
• структурное подразделение;
• время прихода на рабочее место;
• подпись работника при приходе;
• подпись ответственного лица;
• время ухода;
• количество отработанных часов;
• пометка об отклонении от графика работы (опоздание, задержка по уважительным причинам, сверхурочная работа);
• подпись работника при уходе;
• подпись ответственного лица.

Данный список не является ни исчерпывающим, ни обязательным, все зависит от желания работодателя. Необходимо соблюсти следующие условия:

При соблюдении этих правил книга учета рабочего времени будет иметь силу законного документа при возникновении разногласий в суде.

Как не дать работнику выиграть спор, даже если компания нарушила закон

Оформление журнала учета рабочего времени

Книга оформляется следующим образом:

Помимо этого на титульном листе надо указать следующие сведения:

• Полное наименование организации, если тетрадь ведется отдельно для каждого структурного подразделения, то добавляют его наименование.
• Дата начала ведения.
• Дата последней записи.
• ФИО и должность ответственного за ведение документа.

Если нельзя выделить одного ответственного, например, записи ведет дежурный охранник, то можно указать только должность.

Когда необязательный журнал регистрации упростит вам работу и спасет от штрафа

Как учитывать рабочее время

Есть несколько способов ведения учета:

• Вручную.
• Заполнение отдельных бланков на компьютере, а по окончании отчетного периода, распечатывание и формирование документа.
• Ведение учета с помощью специальных программ, контролирующих время прихода и ухода сотрудников.

Электронный журнал учета рабочего времени позволяет не вести бумажную версию, поскольку все данные хранятся в памяти программы и в любой момент можно сделать распечатку по отдельной дате, либо отдельному работнику.

Как вести электронный табель

Книгу можно заполнять двумя способами:

1. Все строки полностью заполняет работник, ответственный за ведение, а сотрудник только расписывается в том, что запись достоверна;
2. Строку заполняет каждый работник, а контролер только заверяет запись своей подписью.

В любом случае придерживайтесь следующих правил:

• Все записи следует вести только ручкой.
• Они должны быть разборчиво написаны.
• Если возникает необходимость правки, то лучше не пользоваться корректором, а зачеркнуть неправильную надпись одной чертой, а сверху проставить правильную информацию.
• Не должно оставаться пустых строк между записями, в крайнем случае, их нужно заполнить длинным прочерком.

Все эти нюансы могут сыграть свою роль при проведении проверки, либо при возникновении разногласий о достоверности записанных сведений.

Скачать образец >>>

Кто должен вести 

Ответственный за ведение книги учета рабочего времени назначается руководителем. Если на всех работников ведется один журнал, то, как правило, его заполняет вахтер или охранник на входе.

Также можно вести отдельный учет на каждом структурном подразделении, тогда заводится несколько книг, а ответственность за их заполнение возлагают на руководителей или назначают определенных сотрудников.

Если организация небольшая, то ведение может быть поручено кадровику или секретарю, а всем сотрудникам вменено в обязанность приходить к ним для отметки.

Плюсы и минусы

К плюсам можно отнести:

• Точность сведений.
• Возможность фиксирования всех опозданий.
• Возможность отследить сверхурочные работы и количество переработок.
• Мотивация работников не нарушать распорядок рабочего дня.

Но при этом существует и несколько минусов:

• Необходимо выделять ответственного сотрудника.
• Высокая стоимость специальных программ.
• Для того чтобы иметь возможность отразить в табеле каждое опоздание, необходимо иметь в дополнение к данным книги, как минимум, объяснительную от сотрудника.
• Не всегда есть возможность точно отразить причину задержки работника (отпросился, задержался по рабочим причинам, нахождение на больничном).

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097368-jurnal-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.

Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги: в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.

Что это за журнал?

Тетрадь, в которой регистрируется время прибытия и ухода трудящихся, называется журналом учета рабочего времени.

Скачать бланк Журнала учета рабочего времени на предприятии.

Источник: https://sudar-buh.com/forma-zhurnala-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov/