Регламент договорной работы
Регламент договорной работы
Перечень всех ответственных лиц и групп подведомственных им договоров определяет по своему усмотрению генеральный директор ООО «Приоритет».
Контрагент – юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, а также иностранные участники делового оборота, с которыми заключается договор.
Структурное подразделение – управление, служба, отдел ООО «Приоритет», к ведению которых относится разрешение определенных служебных задач.
Раздел II.
Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоровНастоящий раздел устанавливает требования к форме и составу документов, представляемых контрагентами ООО «Приоритет» для заключения с ними гражданско-правовых договоров.Исключение составляют те договоры, общая сумма по которым составляет 50 000 руб. и менее – по ним представление документов от контрагентов ООО «Приоритет» не является обязательным.
Подраздел 1. Общие требования к представляемым документам1.1.
Главбух-инфо
Отдел _______________: договоры _____________________________________________________________________________________________________2.2.3.
Бухгалтерия: договоры, обеспечивающие текущую финансовую и хозяйственную деятельность Организации (договоры банковского счета, кредитные соглашения, договоры займа, договоры купли — продажи канцелярских принадлежностей, оргтехники, мебели, ГСМ, аренды автомобилей для обеспечения деятельности сотрудников организации и т.д.).2.3.
Договоры необходимые для установления правоотношений с контрагентами Организации заключаются в соответствии с типовыми формами договоров, утвержденными приказами по организации. 2.4.В случае отсутствия типовой формы договора, для оформления правоотношений в индивидуальном (нетипичном) случае, разрабатывается индивидуальный договор подразделением, к сфере ответственности которого относится указанный договор, совместно с юристом Организации (при его отсутствии – с заместителем директора).
Положение о договорной работе на предприятии
Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.
Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д. Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.
При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости. Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия.
Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.
2.
Положение разработано в целях создания инструментов управления, обеспечивающих эффективность операционной деятельности в области правового обеспечения в Обществе, в том числе в целях:
- оптимизации сроков исполнения процедур согласования договоров;
- совершенствования качества подготовки договоров в интересах снижения правовых рисков и защиты интересов Общества.
- регламентации бизнес-процессов договорной деятельности;
3. Настоящее положение не распространяется на договоры, заключаемые путем оплаты (акцепта) выставленного счета на сумму не свыше 100,0 тыс. В этом порядке стоит указать как обязательное условие требование запрашивать у новых контрагентов (покупателей или продавцов) заверенные копии определенных документов
Положение «Порядок ведения договорной работы»
д.
1.1.7. Досье договора — совокупность документов и материалов, относящихся к договору.
1.1.8. Ответственное подразделение — подразделение Предприятия, на которое возлагается обязанность подготовки, заключения договора и организации исполнения договорных обязательств. 1.1.9.
Ответственный руководитель — руководитель Ответственного подразделения. 1.1.10.
Ответственный исполнитель — работник Ответственного подразделения, непосредственно на которого возложены обязанности по подготовке, заключению договора и организации исполнения договорных обязательств.
Источник: http://econsalting.ru/reglament-dogovornoj-raboty-62471/
Зачем нужен такой документ? И кто его должен делать?
Если вкратце, то на его основе строится вся договорная и претензионная работа. И именно поэтому его составление необходимо поручить юристу. Пусть это будет ваш штатный юрист или привлеченный эксперт, но не поддавайтесь соблазну использовать типовые формы.
Типовые документы – зло. Единственное, с чем можно смириться (и то с оговорками) — это типовые контракты, разработанные именно вашими юристами (или нами – специально для вас). При таком варианте вы будете в заведомо более выгодном положении (ведь не исключено, что ваши контрагенты не захотят «возиться» и подпишут договор на ваших условиях).
Далее приводится нечто вроде пораздельного чек-листа, который позволит оценить, отвечает ли разработанный для вас регламент договорной работы необходимому минимуму.
СОСТАВЛЕНИЕ ДОГОВОРА ПОСТАВКИ
Раздел первый, «общий»
В нем традиционно расписываются общие моменты. Не так важны вводные формулировки, сколько четкие указания относительно того, что:
регламент регулирует порядок и особенности договорной работы;
что есть договор, а что – дополнительное соглашение;применение типовых форм допускается в случае, когда таковые уже утверждены;
подготовка проекта договора (в отсутствие типовой формы) занимает столько-то времени (как правило, от трех до пяти, зависит от объема, сложности, степени согласованности) с такой-то даты (которой, как правило, является день, когда представлены все необходимые сведения).
Раздел второй: проект и визирование
Обязательно включаем в этот раздел правило о регистрации проекта перед представлением на визирование, иначе начнется путаница со сроками.
Стоит урегулировать вопрос с назначением уполномоченных проставлять визу и то, что их списки утверждаются главами соответствующих отделов (подразделений).
Во избежание утраты листов и споров о том, кто виноват, целесообразно закрепить золотое правило: кто представляет, тот и прошивает.
На практике, в зависимости от масштабов организации (и количества отделов) наиболее часто применяется следующий порядок визирования проектов:
лицо, инициирующее заключение договора;
его руководитель;
бухгалтерия (не обязательно, если применяем уже утвержденную собственную типовую форму);
юристы.
Существенно экономит время правило о том, что типовой договор отправляется на визирование после подписания второй стороной (контрагентом), а типовой договор, составленный контрагентом, — до этого момента. Целесообразно закрепить разумные сроки рассмотрения, а также возможные поводы для продления (нужна дополнительная документация, перевод с/на иностранный язык и т.п.).
ВЕДЕНИЕ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ
Раздел третий, о необходимых приложениях
В него надо включать все бумаги (заверенные копии), которые должны представляться контрагентами – как фирмами (и юрлицами вообще), так и ИП.
Необходимый минимум для фирм:
свидетельство о госрегистрации;
свидетельство ИНН (о постановке на налоговых учет);
устав;
документация в подтверждение полномочий руководителя;
Для предпринимателей список скромнее: свидетельство о регистрации, о постановке на налоговый учет, паспорт с регистрацией, если применимо – доверенность плюс разрешительные документы.
Внимание: право затребовать представление дополнительных бумаг должно быть, но оговорите, что требование должно быть аргументированным (если угодно, мотивированным). Иначе можно породить корень всех зол – бесконечное «ожидание информации».
ДОГОВОР АБОНЕНТСКОГО ЮРИДИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ
Здесь расписываем, кто из согласующих за что отвечает. Скажем, инициатор и его руководитель:
за выгодность условий сделки для фирмы;
за наличие у контрагента необходимых разрешений, лицензий и т.п.;
за корректное заполнение всех разделов и полей;
за правильность реквизитов и т.п.
Бухгалтерия берет на себя анализ реквизитов, рисков с точки зрения налогового и бухгалтерского правового регулирования, порядка представления необходимых счетов, актов и иных аналогичных документов.
Венчает все проверка юротделом, который в итоге отвечает практически за все:
соответствие проекта закону;
наличие в проекте всех необходимых условий;
полномочия лиц, ставящих подписи;
наличие лицензий и прочей разрешительной документации,
а на выходе проводит обобщение всех сделанных до него замечаний и или редактирует проект, или составляет доп соглашение, или вообще разрабатывает новый.
Пожалуй, имеет смысл тут же оговорить, где проставляются визы и где делаются отметки о замечаниях (чтобы избежать ссылок на то, что кто-то что-то не заметил).
ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ
Разделы пятый и шестой. Подписание и хранение
Формируя этот раздел, следует ориентироваться на сложившуюся в вашей организации систему делопроизводства. Но в любом случае хорошо бы оговорить право главы фирмы подписать договор без учета замечаний, но с условием, что за последствия отвечает он – этот вариант будет на пользу как главе, так и фирме.
В этом разделе закрепляем сроки сдачи на хранение как бумажных, так и электронных копий, ответственность за несвоевременную передачу на хранение. судьбу отклоненных проектов, порядок выдачи договора и основания для такой выдачи.
Таковыми могут быть, например:
возникшая необходимость сделать копию и удостоверить ее нотариально;
предъявить в судебный процесс;
представить в банк и т.п.
Порядок выдачи – стандартный: под роспись по письменной просьбе главы того или иного отдела.
ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ
Раздел седьмой и восьмой. Контроль и ответственность
Обеспечение исполнения договора – сфера ответственности инициатора заключения и его начальника. Именно они в случае возникновения необходимости должны ставить вопрос об изменении, дополнении, расторжении договора.
Но если поводом для таких мероприятий становится, скажем, изменение нормативно-правового регулирования, судебной практики, новые требования контролеров и т.п., то тут уже с инициативой должны выступать и все прочие – юристы, бухгалтеры, главы отделов, в пределах своих компетенций.
Ответственность за нарушение положения наступает как дисциплинарная, так и, если пренебрежение им стало причиной имущественного вреда – к материальной ответственности, что и необходимо указать в последнем разделе.
Источник: https://rosco.su/press/reglament-dogovornoy-raboty/