Письмо в другую организацию образец

Шаблон официального письма в организацию: тонкости и правила его оформления в делопроизводстве РФ

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Принципы составления, особенности и шаблон официального письма в организацию

В последние десятилетия делопроизводство стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем.

На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены. В такой ситуации возникает вопрос «Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?».

Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.

Сущность официального письма и его отличие от обычного

Официальное или деловое письмо – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.

Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Официальное письмо

Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:

• не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
• пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
• проштамповываются (при наличии печати у отправителя)
• составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
• не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее

Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

Пару слов о реквизитах и общем содержании документа

Подпись на письме

Официальные письма оформляются по разным причинам, вследствие чего содержание таковых естественным образом разнится. Несмотря на это, у деловых посланий не отнять общую структуру. Именно она определена в сфере делопроизводства истинной, не подлежит оспариванию и формирует базовые требования к соответствующим документам. К типовым реквизитам официального письма относятся:

• полное название компании-отправителя или ФИО конкретного гражданина
• сведения об ИНН, КПП, ОКПО и ОКУД (для организаций)
• адрес и всевозможные контакты отправителя
• аналогичная информация об адресате
• непосредственно суть послания
• дата его составления
• подпись полномочных лиц и печать (для организаций)

Важно! Рассматриваемый сегодня тип деловых документов является одним из немногих, на которых не нужно указывать название. Отсутствие последнего ни в коем случае не ошибка, а соблюдение базовых норм делопроизводства.

Само письмо желательно оформлять на фирменных бланках, конечно, если его отправителем является некоторая компания. У госструктур подобные бланки имеют изображение герба, у коммерческих организаций – их эмблему.

письма должно быть изложено:

1. Четко и понятно для адресата.
2. Без использования ненормативной лексики, не говоря уже об оскорблениях и матах.
3. Аккуратно, лаконично и грамотно.

В принципе, других требований к официальным письмам документоведы не предъявляют. Хватит соблюдения отмеченных норм, правил и общего содержания документа.

Скачать шаблон официального письма в организацию можно ниже:

Скачать образец гарантийного письма [26.00 KB]

Виды официальных писем

Официальное письмо – довольно-таки обширная группа деловых бумаг. К числу наиболее используемых из них следует отнести:

• Гарантийные письма, отражающие желание отправителя выполнить что-либо на благо адресата
• Письма-просьбы
• Запросы
• Приглашения на мероприятия
• Приглашения к сотрудничеству
• Бумаги, напоминающие о чем-либо получателю
• Коммерческие предложения
• Жалобы
• Требования
• Инструкции
• Рекламные и информационные письма

По названию каждого типа официального письма можно понять его общее предназначение и цель отправки послания. Как показывает практика, передача разного рода обращений в деловой среде осуществляется по самым разным причинам и отмеченный выше список их видов далеко неокончательный.

Особенности оформления и передачи послания адресату

В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на особенности оформления и передачи официальных писем в РФ. Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению. В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:

• аккуратности
• полном соответствии нормам делопроизводства
• целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)

Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным. Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно. Общий же тон обращения следует держать в рамках. Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.

Что касается передачи деловых писем, то здесь ограничений у отправителя нет. Доставить послание до адресата можно:

• по Интернету в электронном виде
• через почту
• посредством курьера или даже лично

Передача официальных писем – поле обширное. Выбрать удобный способ отправки послания смогут все отправители.

На этом наиболее важные положения по теме настоящей статьи подошли к концу. Надеемся, представленная информация помогла всем читателям разобраться с сущностью официальных писем в РФ и правилах их оформления.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/shablon-ofitsialnogo-pisma.html

Как написать заявление на увольнение в порядке перевода

Увольнение переводом в другую организацию — это кадровая процедура, которая проводится в соответствии с требованиями статьи 72.1 ТК РФ. В статье вы узнаете все нюансы такого способа прекращения трудовых отношений, а также правила оформления документов.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Согласно статье 77 ТК РФ, трудовой договор с работником может быть расторгнут в связи с его переводом в другую организацию.

Зачастую структуру компании составляет несколько аффилированных юридических лиц, которые работают под одним брендом. Поэтому нередко возникает вопрос перевода специалиста в другой отдел или департамент, которые формально относятся к другому юрлицу.

Описанная ситуация — самый распространенный вариант применения ч. 2 ст. 72.1 ТК РФ, которая описывает порядок перевода работника.

А поскольку меняется одна из сторон трудового договора, переход из одной компании в другую может осуществляться только через увольнение.

Обращаем ваше внимание на то, что на основании п. 5 ст. 77 и ст. 72.1 ТК РФ можно перевести не только одного работника, но и целый отдел. В таком случае законодатель не устанавливает каких-либо ограничений и особенностей как нужно оформлять увольнение, просто намерение нового работодателя трудоустроить сразу несколько человек должно быть выражено в одном письме-приглашении.

Исходя из содержания указанных норм права, в качестве основания для перехода работника могут выступать:

• его собственная инициатива;
• его согласие на письменное предложение (письмо-запрос) от будущего работодателя.

Рассмотрим каждый из этих вариантов подробнее.

Перевод по инициативе работодателей

Работодатели могут договориться о переходе специалиста по соглашению в нескольких случаях:

• их компании являются аффилированными;
• компании находятся в партнерских отношениях.

Какие бы причины ни сподвигли руководителей, перевод через увольнение осуществляется по следующему алгоритму.

Будущий руководитель направляет нынешнему работодателю запрос с просьбой оказать содействие в переходе работника. Законодательно установленной формы бланка такого обращения не существует, поэтому следует ориентироваться на обычаи делового оборота. В запросе следует указать:

• Ф.И.О. и должность сотрудника;
• предполагаемую дату заключения договора;
• предлагаемую должность, отдел, заработная плата (скрывать ее не обязательно).

Получив запрос, действующий руководитель обсуждает полученное предложение с работником.

Если сотрудник согласен сменить работу, он должен написать заявление об увольнении в связи с переходом в другую организацию и приложить к нему письмо с предложением.

Текущий работодатель отправляет письмо-подтверждение в организацию, куда переходит сотрудник, и начинает процедуру увольнения. Данная ситуация больше походит на процедуру увольнения по соглашению сторон.

Увольнение оформляется по стандартным правилам:

• издается соответствующий приказ с указанием причины (п. 5 ст. 77 ТК РФ);
• проставляется отметка о переходе в другую компанию в личную карточку сотрудника (форма Т-2) и вносится запись в его трудовую книжку («Уволен в связи с переводом с согласия работника», делается ссылка на пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ);
• в последний день работы сотрудник получает полный расчет (зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие выплаты, предусмотренные коллективным или трудовым договором).

Трудоустройство к новому работодателю также проходит в общем порядке, за исключением нескольких особенностей:

• приглашенному специалисту не может быть отказано в трудоустройстве;
• ему нельзя устанавливать испытательный срок.

Обращаем ваше внимание на то, что следует различать перевод к другому работодателю и перемещение. Во втором случае согласие работника не требуется, поскольку при перемещении условия и стороны трудового договора остаются неизменными — сотрудник остается в той же компании.

Перевод по инициативе работника

Увольнение переводом может быть осуществлено и по инициативе самого служащего, что целесообразно, поскольку для сотрудника такой способ прекращения трудовых отношений имеет массу преимуществ, среди которых:

• время, во время которого работник будет гарантировано принят на новое место работы, — месяц с даты увольнения;
• прием на работу без испытательного срока.

Отказ принимающей стороны трудоустроить переведенного сотрудника может повлечь административные санкции, которые прописаны в ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц: штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
• для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица: штраф от 5000 до 10 000 руб.;
• для юридических лиц: штраф от 50 000 до 100 000 руб..

Если перевестись в другую компанию захотел сам сотрудник, то процедура оформляется следующим образом:

• он подает заявление с просьбой уволить его в порядке перевода в другую организацию;
• работодатель согласовывает возможность трудоустройства с компанией, в которую хочет перейти его сотрудник;
• инициируется процедура увольнения, которая проходит по общим правилам, описанным выше. Единственное отличие: в приказе об увольнении и в трудовой книжке ставится отметка «Уволен в связи с переводом по просьбе работника».

При возникновении трудового конфликта работнику предоставлено право обращения в судебные структуры на протяжении 3 месяцев с той даты, когда он узнал, что его права нарушены согласно ст. 392 ТК РФ. Но рекомендуется сначала прийти на консультацию в Трудовую инспекцию, чтобы узнать, можно ли разрешить вопрос мирно, используя досудебные процедуры.

Приказ

Источник: https://ppt.ru/forms/uvolnenie/zayavlenie-perevodom

Деловое письмо. Образец и бланк

Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма. Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса. С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы. 

Единая их классификация отсутствует. Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

• гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
• письмо – запрос;
• коммерческие предложения;
• извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
• оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
• рекламация (официальная претензия);
• сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
• подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
• просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
• напоминание;
• поздравление;
• приглашение;
• благодарственные;
• рекомендательные;
• соболезнования.

Бланк и образец делового письма

Скачать бланк делового письма (Word, 28 Кб)

Скачать образец делового письма (Word, 29 Кб)

Кто должен выступать в роли автора письма

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании. Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем.

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

• название организации;
• адрес (почтовый и/или юридический);
• ИНН, КПП;
• данные о контактах (телефон, факс);
• адрес электронной почты;
• банковские реквизиты;
• дата написания;
• регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

• причина или цель написания;
• основная часть;
• итоговая часть (вытекающая из основной);
• заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
• должность лица, подписавшего письмо;
• ФИО исполнителя;
• список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

На что обращать внимание при составлении письма

В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.

Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

Форма письма должна быть максимально корректной.

Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление.

Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см.

Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный.

Чего нельзя допускать в деловом письме

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать.

Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем. Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо. Эмоциональные оценки тоже не нужны.

Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения.

Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

Как отправить письмо

Для отправки делового письма можно использовать несколько методов. Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно. Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты.

Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки заказным письмом с уведомлением о вручении.

При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем.

письмо

Источник: https://www.rublanki.ru/pisma/delovoe-pismo-obrazecz-i-blank/

Письмо организации в организацию образец

Чтобы составить хорошее, информативное письмо необходимо уделить особое внимание его форме и содержанию.
Для официальных писем используют специальные бланки, которые соответствуют стандарту. Они содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

• запрос,
• извещение,
• ответ,
• благодарность,
• приглашение,
• жалоба,
• просьба,
• соболезнование и прочие.

Образец и пример официального письма

На лист бланка наносят типографским способом постоянные элементы.

В настоящее время типовые бланки практически не используют, так как бумагу со всеми необходимыми реквизитами можно распечатать самостоятельно на принтере.

Помимо основного текста письмо содержит информацию об адресате: название организации-отправителя, контактные данные, номер письма и т.д. Реквизиты могут иметь продольное либо угловое расположение.

На восприятие содержания письма влияет соблюдение принципов технической эстетики при его оформлении. Человеческий глаз легче фиксирует верхнюю часть объектов, поэтому в письме она более насыщена, а нижняя – наоборот, более «устойчива».

Стандарты формуляров-образцов устанавливают формат и размер полей документов, находящихся в унифицированной системе, требования к конструкционной сетке, наличие и порядок расположения реквизитов. Такие документы состоят из трех основных частей, расположенных в четко разграниченных зонах, что обеспечивает быстроту и легкость восприятия текста.

Обязательными признаками для отдельных видов документации являются реквизиты, установленные законом или различными положениями. Их расположение и состав должны соответствовать стандартам (ГОСТ Р.30-2003).

Общепринятые стандарты способствуют: организации централизованного изготовления бланков, снижению стоимости машинописных работ, сокращению трудозатрат на оформление и составление писем, облегчению визуального поиска необходимой информации, расширению возможности применения организационной и вычислительной техники при обработке документов.

Формуляр-образец служит основой для составления бланков всех видов управленческой документации. Отводимая площадь для расположения реквизитов равняется оптимальному объему определенного реквизита в печатных знаках.
В зависимости от назначения документы содержат до 31 реквизита. Однако их полного набора нет ни в одном документе, так как для каждого вида определен свой состав.

Реквизиты

Для официальных писем используют следующие реквизиты:

• государственный герб (госпредприятия),
• эмблема или логотип,
• код по ОКПО (если есть),
• код по ОКУД,
• наименование предприятия,
• юридический и почтовый адрес,
• банковские реквизиты,
• номер телефона и факса,
• индекс документа,
• дата,
• ссылка на индекс и дату,
• адресат,
• заголовок,
• текст,
• подписи,
• ФИО и телефон исполнителя.

Если нужно, прописывают адреса веб сайтов и электронной почты предприятия.

Совокупность реквизитов в официальном письме называют формуляром. Некоторые нанесены на бланк типографским способом.

Все документы помимо официального письма имеют название их вида, например, «Акт», «Решение» и прочее.
Наименование организации адресата прописывают полностью и сокращенно.

Требования к оформлению писем зависит от предприятия. Государственные учреждения соблюдают правила составления в обязательном порядке.

Как написать официальное письмо

Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

Чем отличается официальное письмо от обычного

Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

1. одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
2. письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
3. при наличии печати у отправителя — проштамповано.

Читать еще:  Гарантийное письмо об отсрочке платежа образец

Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.

Подробнее о реквизитах

Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:

• наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
• ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
• адрес (юридический и почтовый);
• номер контактного телефона, номер факса и индекс;
• на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
• номер исходящего послания и дата его составления;
• если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.

Типы информационных писем

Информационные письма могут быть самыми различными:

• гарантийными;
• рекомендательными;
• сопроводительными;
• подтверждающими;
• рекламационными;
• инструкционными;
• извещательными;
• пригласительными и т.д.

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.

При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Чего следует избегать

К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные.

В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику.

Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Как сформировать официальное письмо

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

• наименование организации-отправителя;
• адрес организации;
• контактный телефон (для связи);
• должность и ФИО ее представителя;
• суть послания;
• подпись отправителя.

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Читать еще:  Арбитражное письмо образец

Как доставить письмо до адресата

Отправлять официальные письма можно разными способами:

• Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
• Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.

Принципы составления, особенности и шаблон официального письма в организацию

В последние десятилетия делопроизводство стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем.

На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены. В такой ситуации возникает вопрос «Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?».

Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.

Инструкция: как оформить перевод работника через увольнение

По причине перевода к иному работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) можно расставаться с любым сотрудником при его согласии, выраженном в письменной форме либо его письменной просьбы.

По этому основанию можно прекратить действие трудового соглашения с беременной сотрудницей, работником с малолетними детьми или с тем, кто находится в отпуске или на больничном. Это следует из п. 5 ч. 1 ст. 77, ч. 2 ст. 72.1, ч. 6 ст. 81, ч. 1, 4 ст. 261 ТК РФ.

Расторжение трудового контракта в подобном формате может быть инициировано:

• сотрудником;
• работодателем (действующим);
• работодателем (будущим).

Общий порядок действий при увольнении по переводу

Порядок действий при увольнении на условиях перевода к иному работодателю состоит из нескольких шагов.

№ шага

Порядок шагов при увольнении по переводу

Расшифровка

Если инициатором выступает другая организация

Если о переводе ходатайствует новый работодатель, то он направляет в организацию, где трудится интересующий его работник, запрос о рассмотрении возможности перевести его.

Письмо с предложением прекращения договора в порядке перевода от лица нового нанимателя формируется в произвольном виде, нормативно установленный шаблон отсутствует. Обычно документ оформляется на бланке учреждения-инициатора. В письме указываются следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество и должность специалиста, приглашаемого на работу;
• название учреждения, куда приглашен человек;
• текст с предложением о переводе;
• просьба провести рассмотрение письма о переводе на протяжении ограниченного периода, желаемый формат получения ответа;
• дата предполагаемого приема на работу;
• вакансия, на которую приглашается подчиненный;
• подпись лица, обладающего соответствующими полномочиями (как правило, руководитель).

Скачать

Организация-работодатель, рассмотрев письмо, должна дать ответ о согласии либо отказе, о чем будет свидетельствовать виза руководителя. На запросе ставится подпись сотрудника о согласии (или не согласии) с предлагаемой должностью.

При положительном решении работодатель направляет инициирующей стороне ответное письмо, которым подтверждает согласие, свое и сотрудника.

Письмо с согласием об увольнении сотрудника в порядке перевода оформляется в произвольном виде, законодательно установленного шаблона нет. Если действующий работодатель не возражает против увольнения в порядке перевода, в письме, кроме согласия, следует указать дату увольнения.

Учитывая содержание ч. 2 ст. 72.1 ТК РФ, до составления письма об увольнении необходимо получить согласие сотрудника (просьба) на перевод. В дополнение можно получить согласие человека на обработку и передачу его данных персонального характера третьей стороне (во избежание ответственности по ч. 2 ст.

13.11 КоАП РФ).

Скачать

Нужно ли писать заявление на увольнение в порядке перевода

Увольнение по переходу к другому работодателю регламентируется пунктом 5 части 1 статьи 77 ТК РФ. Его особенностью является обязательная договоренность между всеми сторонами, участвующими в процессе: нового и прежнего работодателей и работника.

В формулировках кадровых документов обязательно уточняется информация, как именно осуществляется перевод через увольнение: по просьбе сотрудника или с его согласия.

В случае принятия отрицательного решения за подчиненным сохраняется право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию.

Если инициатором выступает работник

Не всегда решение задачи о переходе специалиста дается организациям безболезненно и проходит без конфликтов. Особенно если дело касается высококлассного профессионала. Поэтому часто урегулированием всех вопросов занимаются сами сотрудники. Нужно написать заявление об уходе, к которому прикладывается приглашение на работу. Рассмотрев просьбу, руководитель визирует решение.

Обращение, связанное с желанием уволиться и перевестись на новую работу, сотрудник оформляет в письменной форме (ч. 2 ст. 72.1 ТК РФ). Формат произвольный, определенного законодателем шаблона нет.

Получив заявление, работодателю надо обратить внимание на следующие факторы:

• наличие Ф.И.О. и должности сотрудника;
• просьбу произвести увольнение (согласие на увольнение) по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ;
• дату перехода к другому работодателю.

Скачать

Трехстороннее соглашение

Сотрудник, работодатель и будущий работодатель могут оформить трехстороннее соглашение об увольнении по переводу, когда никто не возражает. Оформление такого документа по увольнению не предусмотрено законодательством. Но его широко используют в деятельности, так как оно значительно уменьшает объем документооборота: все условия включены в одно соглашение, что ускоряет процедуру.

Соглашение формируется произвольно, так как законодательно установленный вариант формы отсутствует. В документ включают:

• информацию о сторонах — наименования действующего и будущего работодателей, Ф.И.О. работника;
• положения о договоренности уволить человека переводом и принять на новое место (прописывается день увольнения, приема, будущая должность);
• другие условия, например, в части отпусков.

Оформляется в 3 экземплярах (по одному для каждого). Каждый экземпляр должен быть подписан всеми тремя участниками.

Оформление приказа

Процедура проходит в обычном режиме. Главное — правильно оформить, выдать необходимые документы и произвести своевременный расчет.

По общему правилу оформить распорядительный документ об увольнении можно с применением форм Т-8, Т-8а. Допустимо использование собственного шаблон приказа.

Строка, содержащая основание для прекращения соглашения, должна быть правильно отражена, с применением п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Формат увольнения

Формулировка

При составлении приказа об увольнении (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) обязательно указываем, как именно оформляется процесс: с согласия подчиненного или по его просьбе.

Основанием для издания приказа об увольнении становятся все бумаги, которые применялись в процессе разработки:

• письмо с предложением от нового работодателя;
• ответное письмо с согласием от действующего;
• заявление сотрудника;
• трехстороннее соглашение.

С приказом нужно ознакомить сотрудника под подпись. При отсутствии такой возможности или при отказе нужно сделать отметку (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Cкачать

Оформление трудовой книжки

В трудовой книжке проставляется запись о расторжении трудовых отношений, ссылка на соответствующую статью ТК РФ. Уточняется, по чьей инициативе осуществляется перевод.

Принимающая сторона вписывает название организации, а затем под новым порядковым номером вносит запись о приеме работника.

Запись делают по обычным для оформления правилам. Графа 3 включает сведения об основаниях для увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Вся информация вносится без сокращений и заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия.

Скачать

Сроки и гарантии

Увольнение переводом в другую организацию имеет свои правовые последствия и дает гарантии работнику:

1. Если работник уволен по переходу в другую организацию, новый работодатель теряет право отказать такому сотруднику в приеме на работу и, наоборот, обязан принять его в течение месяца с даты увольнения (ст. 64 ТК РФ).
2. Если работник принят в порядке перевода, то испытание не устанавливается (ч. 4 ст. 70 ТК РФ), так как считается, что приглашенный специалист является высококвалифицированным и соответствующим предъявляемым к его должности требованиям.

Плюсы и минусы

Для сотрудника к положительным сторонам процесса относится:

• трудоустройство в гарантированном режиме (наниматель не имеет права отказать в приеме, ст. 64 ТК РФ);
• отсутствие срока испытания длительностью 3 месяца (ч. 4 ст. 70 ТК РФ).

Для работодателя — отсутствие необходимости платить по выходному пособию в случае сокращения человека, то есть возможность сэкономить бюджет.

Недостатки процесса увольнения по переводу для работника такие:

• отсутствие возможности вернуть заявление об увольнении в случае составления соглашения. Если человек изменил решение и не желает покидать работодателя, проблему придется решать в индивидуальном разговоре с подписантами;
• отсутствие возможности сохранения отпуска при переходе;
• на прежнем месте выплачивается компенсация, на новом претендовать на отпуск можно через полгода — ст. 122 ТК РФ.

Отказ в приеме от нового работодателя

Статья 64 ТК РФ дает работнику гарантию в трудоустройстве. Потенциальный работодатель, направивший приглашение, не имеет права изменить решение и отказаться принимать сотрудника.

Приглашение перейти на новое место и письменно выраженное согласие человека станут документами, которые гарантируют устройство на работу.

Если новый работодатель все же отказывает в приеме, сотрудник вправе обратиться с жалобой в трудинспекцию или направить исковое заявление в суд.

При положительном для сотрудника решении суд установит для работодателя обязанность заключить трудовое соглашение с даты, следующей за датой увольнения с предыдущего места.

Ответственность

При нарушении процедуры увольнения работника в порядке перевода работодателя могут привлечь к ответственности административного характера по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Нарушением будет считаться неверно оформленный приказ по прекращению трудового договора или трудовая книжка.

Суммы штрафов:

• должностное лицо — от 1000 руб. до 5000 руб.;
• ИП — от 1000 руб. до 5000 руб.;
• юрлицо — от 30 000 руб. до 50 000 руб.

Повторные нарушения:

• должностное лицо — от 10 000 руб. до 20 000 руб. или дисквалификация на период от 1 года до 3 лет;
• ИП — от 10 000 руб. до 20 000 руб.;
• юрлицо — от 50 000 руб. до 70 000 руб.

Это не все. Работник может признать увольнение незаконным и восстановиться на работе с выплатой как средней зарплаты за период вынужденного прогула, так и других сумм (судебных издержек, например). Это следует из.

абз. 1, 2 ст. 234, ч. 1, 2 ст. 394 ТКРФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, абз. 2-4 п. 53, п. 60 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2. Такое возможно, если отсутствует письменное согласие или просьба сотрудника о переводе.

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/kak-oformit-perevod-rabotnika-cherez-uvolnenie