Номенклатура дел учреждения культуры на 2016 год образец

Номенклатура дел

Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

Понятие и назначение номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Образец составления номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

• Она оформляется на листе бумаги А-4.
• Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
• Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
• Далее идет табличная часть документа.
• В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
• При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
• В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Номенклатура дел организации образец и бланк

Бланк номенклатуры дел скачать в формате Word.

Номенклатура дел образец скачать, Word.

Бланк итоговой записи скачать.

Образец итоговой записи скачать в формате Word.

Источник: https://blankionline.ru/doc/nomenklatura-del.html

Номенклатура дел организации образец бланк. номенклатура дел от а до я инструкция по номенклатуре де

Архивное делопроизводство на предприятии подразумевает ведение номенклатуры дел, которая ежегодно уточняется и согласовывается с ключевыми фигурами компании.

Номенклатура дел организации представляет собой утвержденный перечень подшиваемых документов, которые должны храниться на предприятии. Ее составление регламентируется нормами инструкций и правил, утвержденных на государственном уровне.

Благодаря созданию такого перечня появляется возможность систематизации всех имеющихся документов бухгалтерии и отдела кадров, а также других подразделений путем присвоения отдельным категориям индексов в соответствии с уровнем их ценности.

Разновидности номенклатуры

Номенклатура может быть примерной, типовой и индивидуальной. Образец типового бланка есть в соответствующих нормативных актах, он подходит для однотипных предприятий.

Примерной номенклатурой вводится рекомендованный перечень дел, который при необходимости может быть видоизменен. Это хороший вариант для учреждений с несколькими подведомственными отделами, так как он позволяет учитывать все нюансы их работы.

Так, номенклатура дел образовательного учреждения должна быть строго регламентированной, но в то же время документация каждой школы носит специфичный характер.

Целью индивидуальной номенклатуры является отображение ключевых моментов уставных и учредительных документов с учетом стратегических планов и опыта прошлых периодов.

Образец заполнения номенклатуры дел

В первой ячейке бланка проставляется порядковый номер дела, который состоит из цифровых обозначений подразделения и заголовка.

Вторая графа – заголовок, который должен быть емким и четко отражать суть документов. Допускается указание адресата, типа документации, временных периодов и количества копий.

Располагаются дела в описи, исходя из их степени важности. Первыми идут документы, содержащие распоряжения от вышестоящих органов, вторыми – приказы руководителей на местах, далее – бухгалтерская, отчетная и плановая документация, переписка в алфавитном порядке.

В третьей ячейке указывается количество томов, в четвертой – сроки хранения. Пятая графа содержит особые примечания.

Бланк номенклатуры должен быть подписан руководителем архива и службы, отвечающей за делопроизводство, представителем экспертной комиссии. Последней проставляется подпись директора организации.

Приложение N 25. Номенклатура дел организации

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 25
к п. 4.18 Правил

Срок хранения и N статьи по перечню

По срокам хранения

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень дел на предприятии, составленный по унифицированной форме, с определением срока их хранения. Данный документ позволяет рационально вести работу с разного рода документами:

• по определенной системе группировать в специальные дела документы, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
• в процессе регистрации по разработанному индексу дел и классификации документам присваивают индивидуальный регистрационный номер;
• как основной документ его применяют в процессе отбора дел для передачи их в архив;
• как учетный документ его используют для хранения дел временных сроков сбережения;
• как основной — в архивном деле служит для организации описей дел долговременного и постоянного хранения.

Номенклатура является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства. Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием.

Номенклатуры дел могут быть:

• самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. Однако в номенклатуре при отсутствии опыта могут быть выявлены ошибки;
• поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами.

Составление

Порядок составления номенклатуры дел ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие).

Работа должна начинаться с процедуры определения состава всех документов. Изучают устав предприятия, его структуру, основные положения обо всех структурных отделах, иные имеющиеся документы, что определяют деятельность предприятия (регламенты, положения, правила и т.д.), отчетные и плановые документы предприятия, а также просматривается номенклатура дел за прошлый период.

Составление сводного документа должна возлагаться на ответственного квалифицированного специалиста. Сводную номенклатуру дел разрабатывают на основании номенклатур каждого структурного отдела предприятия, согласованных с архивом. Документируемые участки все отражаются.

Оформление номенклатуры дел осуществляется на общем бланке предприятия, на котором представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Затем необходимо утвердить этот документ в соответствии с общими нормативными требованиями.

Этапы утверждения сводной номенклатуры:

• ответственным за архив предприятия производится визирование документа;
• подписывается начальником службы делопроизводства;
• экспертной комиссией предприятия согласовывается составление протокола по заседанию экспертной комиссии;
• передается на рассмотрение проверочно-экспертной комиссией данного архивного учреждения;
• утверждается руководителем предприятия.

• в государственном архиве;
• в службе делопроизводства;
• рабочий экземпляр;
• в архиве предприятия.

После оформления и утверждения номенклатуры структурные подразделения должны получить выписки из данного документа либо проинформироваться, где в общем доступе находится документ в электронной форме для практического применения в работе. Номенклатура дел предприятия на предстоящий год разрабатывается каждый год в четвертом квартале.

В случае возникновения значительных изменений структуры и функций предприятия, составляется новый экземпляр номенклатуры дел.

После окончания делопроизводственного года в унифицированной форме формируется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел на предприятии.

Скачать бланк номенклатуры дел (Размер: 65,5 KiB | Скачиваний: 9 132)Скачать бланк итоговой записи (Размер: 34,0 KiB | Скачиваний: 3 894)

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна организации?

Номенклатура дел – это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.

Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов (всегда известно, что и где хранится), повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

Основные нормативные акты РФ, являющиеся основой пр и разработке номенклатуры дел:

Источник: https://bibirev.ru/nomenklatura-del-organizatsii-obrazets-blank-nomenklatura-del-ot-a-do-ya-instruktsiya-po-nomenklature-de/

Номенклатура дел учреждения культуры на 2016 год образец

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень. Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год — образец

К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте.

На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально

Вы здесь:

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел.

Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом. Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел.

Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения.

Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

в службе кадров организации.

Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение.

Следующим шагом изучаем уставные документы, структуру организации, содержание и структуру документов. Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год составляется специально назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.

Делопроизводство в учреждениях культуры

К официальным документам относят: управленческие, научные, технические, производственные и др.Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого учреждения культуры.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения культуры, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура учреждения, количество и функции заместителей и др.), так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами и т.д.).

Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических, относятся к системе организационно-распорядительной документации.При организации делопроизводства в учреждении культуры необходимо прежде всего учитывать

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

1. классификация и учет;
2. облегчение поиска необходимых бумаг;
3. помощь при передаче дел и составлении описей;
4. системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно.

Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т.

Номенклатура дел учреждения

Термины и определения», утвержденный ;

Все правила документооборота в учреждении – в статьях журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Не забудьте ! Этими нормами учтено, что документы имеют разную значимость и определенный, зависящий от нее, срок хранения. Документы могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Текущее хранение дел ведется по месту их формирования и делится на хранение исполненных документов и тех, которые находятся в процессе исполнения.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

1. оформление документов,
2. экспертизу ценности документов;

Ставропольский краевой Дом народного творчества

Термины и определения.

ГОСТ Р 50646-94» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 21.02.94 N 34); «Системы менеджмента качества.

Требования. ГОСТ Р ИСО 9001-2008» (утв.

Источник: http://kupyury.ru/nomenklatura-del-uchrezhdenija-kultury-na-2016-god-obrazec-91042/

Номенклатура дел организации: образец

Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

• индекс дела;
• заголовок дела;
• количество томов;
• срок хранения дела;
• примечания.

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

1. Название организации.
2. Порядковый номер документа.
3. Дата подписания.
4. Таблица с перечнем дел.
5. Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

• распределения дел по структурным подразделениям;
• отражения количества отдельных томов в каждом деле;
• введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.

Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

Рекомендации по заполнению бланка

Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.

1. Документ ведется на листе формата А4 (можно использовать фирменный бланк компании).
2. Допускается заполнение бланка вручную и в печатном виде. Последний вариант предпочтителен, так как в основном документ имеет большой объем. Также при заполнении в печатном виде облегчается внесение поправок.
3. Если в номенклатуру входит несколько листов, их скрепляют и нумеруют. В конце ставят штамп с датой подписания. Указывают число отдельных листов и ставится подпись должностного лица.
4. Документ готовится в одном экземпляре.
5. Когда срок действия бланка окончен, он отправляется в архив организации.

Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2016 готовится бланк на 2017 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.

Само ведение номенклатуры не представляет собой ничего сложного. Важное примечание для дел, ведущихся в электронном виде: нумерация страниц идет по файлам. Аналогичное значение переносится в таблицу.

Какие дела входят в номенклатуру

Если сказать одним словом, все дела, имеющие отношение к работе компании, входят в номенклатуру. К таковым относятся в частности:

• приказы;
• учредительные документы;
• инструкции по отдельным должностям;
• входящие бланки;
• исходящие документы;
• секретные бумаги с данными, которые являются конфиденциальными или составляют коммерческую тайну.

К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.

Составление номенклатуры дел особенно важно для крупных предприятий. Оно позволяет систематизировать документооборот. Для его составления не предусмотрена унифицированная форма. Далее можно скачать по ссылке пример заполненного бланка.

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/buhgalterskie-dokumenty/nomenklatura-del-obrazec-skachat-besplatno.html

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

1. Положением о создании организации либо Уставом.
2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
3. Штатным расписанием на текущий год.
4. Номенклатурой дел прошлых лет.
5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
6. Регистрационными формами учреждения.
7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

• упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
• уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
• облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
• обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2020 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

• Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii