Организация внутреннего документопотока

Документопоток — это… Понятие и виды документопотоков

В статье приведены объяснения таким понятиям, как входящая и исходящая документация, документооборот и его структура, документопоток, его режим и цикличность, внутренняя и внешняя документация. Приведены способы выделения нужной информации и ее хранения в текущих делах и архивах при делопроизводстве.

Виды документопотоков

В наш век информации невозможно себе представить работу любой структуры производства, потребления, регулирования или распределения без документации.

Работа с документацией при сегодняшнем информационном бумажном и электронном буме становится все более сложной.

Меняются носители информации, меняются люди, которые ее обрабатывают, меняется правовое поле использования информации. Понятие и структура документопотока также подвергаются изменению.

Документ как единица документопотока

Документ – это информация, зафиксированная в виде любого материального объекта. Документом может быть фото, видео, аудиозапись, не говоря уже о бумажных носителях и файлах. Но документ становится именно документом, только если имеет ряд необходимых требований.

Эти требования называются реквизитами и представляют собой обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Для оформления организационно-распорядительных документов, например, существует ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Один из самых важных реквизитов – дата документа (иногда — даже время).

Что такое документопоток

Документопоток — это движение документов между пунктами создания информации, пунктами обработки информации, пунктами хранения информации и непосредственными пользователями информацией. Документопотоки очень сильно отличаются по виду документов и их содержанию, режиму и цикличности, способам движения и т.д.

Документопотоки в организации (имеются в виду и предприятия тоже) по направлению делятся на входящие и исходящие. Каждый вид потока необходимо отделять друг от друга во избежание ошибок и путаницы в работе с документами.

Входящий документопоток составляют приходящие в организацию документы по почте, электронной почте, приносимые нарочно (курьерами). Документы при входе обязательно должны сортироваться, ненужные — удаляться в мусор.

), подразделения организации, в которое отправлен документ.

Исходящий документопоток составляют документы, созданные и оформленные или обработанные в организации.

Всем исходящим документам обязательно присваивается порядковый номер, они проверяются на наличие необходимых реквизитов и их правильность, они должны фиксироваться в журналах с указанием даты (как правило, это дата подписания документа), исходящего номера и кода подразделения, подготовившего документ.

При невозможности обработки документопотока сразу же (его резком увеличении) необходимо увеличивать штат обрабатывающих документы сотрудников во избежание ошибок и промедлений, обходящихся организации зачастую очень дорого.

Виды документопотоков могут быть самые разные, все зависит от вида деятельности организации и методов ее работы.

Для больших организаций и предприятий правильно выстроенный документопоток так же важен, как и поток материалов или выпущенной продукции. Для больших потоков документов разрабатываются и применяются даже документационные технологические процессы.

Понятие о внешних и внутренних потоках документов

Кроме входящей и исходящей информации в организации можно выделить внутреннюю, т.е. информацию, создаваемую и используемую только внутри самой организации. Эта информация может иметь определенную степень секретности и не быть общедоступной даже внутри одного подразделения.

Обмен письмами между подразделениями одной организации обычно не принят. Для документального общения используются так называемые служебные записки (докладные, объяснительные, справки), подписываемые руководителями подразделений.

Кроме служебных записок в организации функционируют приказы, указания, справки, техническая документация и другая документация.

Внутренний документопоток по этим причинам должен быть четко отрегулирован, чтобы секретная информация не попадала в места общего доступа, даже в виде отрывков или частей. Поэтому внутренняя информация не предназначена для выхода за пределы организации, а иногда — и за пределы одного подразделения.

В этом случае такая информация передается из подразделения в подразделение только с разрешения руководителя подразделения и обязательно фиксируется при передаче (даже в архив организации) в специальных журналах с указанием получившего и подтверждением его полномочий на получение (допуск к работе с документами).

Параметры документопотока

Документопоток — это сложная система, которая характеризуется следующими параметрами:

• содержание (или какие функции он выполняет);
• структура;
• режим и цикличность;
• направление;
• объем;
• другое.

, или функциональность

Данный параметр документопотока — это перечень состава документов, которыми пользуется организация, и состав информации, содержащийся в данных документах. Это величина постоянная для небольшого ряда организаций, род деятельности которых очень специфичен и постоянен по времени (обычно это суды, архивы, реестры и др.

непроизводственные организации).

Для большинства же организаций, особенно производственных, документопоток — это непостоянная величина, меняющаяся в зависимости от различных изменений: вида деятельности, партнеров, технологий, материалов, законодательных актов и других требований изменяющегося производства и временных изменений.

Структура документопотока

Понятие и структуру документооборота можно описать теми признаками, с помощью которых дается классификация документов и их индексация, формируется вся система ориентирования в справочном аппарате документов организации. Обычно такая структура соответствует виду и целевому назначению потока документов.

Режим и цикличность

Эти параметры определяют изменения в нагрузке поступления информации во времени. Это, например, резкое увеличение объема работ с личными делами абитуриентов учебного заведения во время приемной кампании или с документами студентов в период сессий и окончания дипломирования.

Такие изменения связаны с внутренними ритмами работы организации и обычно вполне предсказуемы и планируемы.

Изменения направления документопотоков

Эти изменения связаны с содержанием работы подразделения обработки информации.

Это отличия в способах регистрирования документов, способах контроля за сроками исполнения документов, способах ознакомления с ними, и, особенно, утверждения и согласования различных документов.

На изменение направлений документопотоков будут влиять еще и внутренние изменения в структуре и направлении деятельности организаций.

Объем документопотока

Объем документопотока — это количество документов (как подлинников, так и копий), которое может быть выражено как количеством самих документов, так и количеством листов, знаков, количеством исполнителей и лиц, с которыми документ согласовывается. Например, количество организаций-партнеров, с которыми нужно согласовать договор, или с которыми нужно его подписать.

Объем документооборота организации включает общее количество документов во всех потоках.

Совершенствование работы с документопотоками в организации

Для совершенствования этой работы необходимо исследование всего процесса делопроизводства, установление четких рекомендаций, делающих процесс технологически грамотным: убирать дублирование при работе с документами, исключать согласование документа подразделениями, не имеющими к нему отношения. Чем больше документооборот, тем более загружен управленческий аппарат организации, или хотя бы его большая часть.

Одним из главных моментов улучшения работы персонала с документами является уровень его профессиональной подготовки на всех этапах движения документопотока, оптимальная загруженность персонала работой, четкая регламентация работы с документом в каждом подразделении.

Регламентация и стандартизация при больших документопотоках дают возможность применения механизации и автоматизации делопроизводства, снижают численность сотрудников, работающих с документами, до оптимальной количества.

К сожалению, сведения об объемах документопотоков обычно занижены, что связано с несовершенными методиками учета.

Основные требования современности к документопотоку

1. Регулярность. Любой затор или сбой в движении потока информации в человеческой деятельности ведет к нарушениям работы всей системы в целом. Увеличение объемов документов необходимо учитывать и планировать заранее.
2. Управляемость. Потоками информации можно и должно управлять. Система делопроизводства должна быть не только устойчивой, но и гибкой при работе; персонал должен быть универсально обучен всем операциям делопроизводства.
3. Постоянное повышение эффективности документооборота за счет рационализации, механизации и автоматизации труда.
4. Регулярное составление и обновление маршрутно-технологических карт движения документов с указаниями сроков, исполнителей и т.д.
5. Стандартизация документов, способов их обработки, правильное архивирование, обозначение мест хранения каждого документа ускоряют поиск документов и работу с ними.

Источник: https://FB.ru/article/467473/dokumentopotok---eto-ponyatie-i-vidyi-dokumentopotokov/amp