Какие документы регламентируют деятельность организации

Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов

О компании

— О компании

— Услуги

— Статьи

— Типовые документы

— Вопрос-ответ

— Контакты

Контакты

Центральный офис: 121471, г. Москва, ул. Рябиновая, д. 44

Адрес для корреспонденции:

119607, г. Москва, ул. Раменки, д. 17, корпус 1

Телефоны: 8 (925) 514-7350

8 (926) 520-4751

25.05.2005

Ключевым аспектом организации управления компании является создание структуры компании, элементы которой функционируют и развиваются как единое целое. При распределении задач и функций, прав и обязанностей работников происходит движение информации и принимаются управленческие решения.

Деятельность компании регламентируется различными документами.

Внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, контрагентами, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой фирма осуществляет свою деятельность.

Взаимодействие участников/акционеров компании осуществляется на основании учредительных документов. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.

Внутренние (локальные) документы компании – это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации.

Основные внутренние документы.

По мере развития компании неизбежно возникает потребность в создании внутренних документов, перечень которых определяет сама организация.

Внутренними (локальными) документами компании являются: приказы, распоряжения; инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.

При всем многообразии внутренних документов можно выделить несколько основных групп:

• Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);
• Организационные документы (структура компании, штатное расписание, должностные инструкции, положения, инструкции, регламенты и т.п.);
• Информационные документы (акты, письма, докладные и служебные записки, протоколы производственных совещаний, телефонограммы и т.д.)

Распорядительные документы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем компании для решения каких-либо задач.

Приказы делятся на два вида:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу.

К приказам по основной деятельности относятся приказы, касающиеся производственного процесса, организации работ, планирования, снабжения, реализации продукции, ценообразования и т.п.

К приказам по личному составу относятся приказы, о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном взыскании работников; о введении внеурочной работы и т.п.

Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы компании (положения, инструкции, регламенты и т.п.).

Распоряжение – это документ, издаваемый руководителем организации по оперативным административно-хозяйственным вопросам.

Решение – это документ, отражающий решения производственных совещаний.

Организационные документы.

Должностная инструкция — это документ, определяющий права и обязанности работника компании.

Должностная инструкция включает в себя:

• общие положения (наименование должности работника, наименование структурного подразделения, схема подчиненности работника);
• должностные обязанности работника;
• права;
• ответственность.

Должностная инструкция не включает в себя порядок действия работника, а определяет конкретные виды работ, выполняемые работником.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор (контракт) с работником. Можно не создавать должностную инструкцию, а необходимые положения включить в трудовой контракт. Но это может быть неудобно, т.к. в случае расширения обязанностей работника легче внести изменения в должностную инструкцию, чем в трудовой договор.

Работник должен знать свои обязанности, поэтому необходимо их правильно и четко прописывать в должностной инструкции, иначе впоследствии это может привести к неэффективной работе, при которой компания несет убытки, и юридически взыскать с работника такие убытки невозможно.

Положение (порядок), инструкция и регламент – это документы, регламентирующие порядок и правила действия работника в той или иной ситуации.

Данные документы не распространяются на частные случаи, возникающие в процессе хозяйственной деятельности компании.

В них содержится описание стандартного порядка действий, а также может быть определен порядок действий работника в случае возникновения нестандартной ситуации.

Эти документы могут распространяться как на всех работников компании, так и на ограниченный круг лиц, определенный в документе.

Положения, инструкции и регламенты могут включать в себя и дополнительные документы, которые раскрывают отдельные положения таких документов. Это происходит, когда положение содержит общий порядок действий по проекту, а по отдельным направлениям проекта необходимо создать дополнительный документ (инструкцию, положение, регламент и т.п.).

Рассмотрим это на примере «Положения о коммерческой тайне»:

Информационные документы.

Какие внутренние документы должны быть у организации

Сразу оговоримся, что в статье мы приводим лишь примерный перечень внутрикорпоративных документов.

Примерный не потому что нам ленно составить полный, а потому что во первых конкретный перечень документов зависит от типа организации – коммерческая или некоммерческая, организационно-правовой формы, штата и прочих факторов, а во вторых – требования законодательства насчет наличия внутрифирменных документов постоянно «совершенствуется», и та бумага, которая сегодня не требуется, завтра может стать «основополагающей». Конечно, по мере сил мы будет изменять и дополнять список, ноьвсе таки имейте ввиду вышесказанное.
Впрочем, кому нужен конкретный перечень именно для своей организации, то наши трудовые юристы в Рязани составят для вашей организации требуемый комплект документов.

Внутрикорпоративные документы:

• Решения (протоколы) о утверждении внутренних документов;
• Решение (протокол о назначении единоличного органа управления (директора, президента, главы, председателя и проч.).

Здесь мы не указали протоколы (решения) нужные при создании и регистрации организации, потому как предполагается что они уже есть, коли организация работает.

Опционально можно еще предусмотреть положение о порядке созыва высшего органа управления (собрания учредителей, акционеров, членов, пайщиков и т.д. с соответствующими протоколами об их утверждении.

Положение о направлении информации, тоже утвержденное высшим органом управления

Бухгалтерские внутренние документы:

Положение об учетной политике (сей документ как правило разрабатывают сами бухгалтера, сообразуясь с дальнейшей работой вверенной компании);

Опционально может быть еще положение о распределении прибыли, дивидентов, формировании фондов – резервного, капитального и прочих.

Перечень внутренних трудовых (кадровых) документов*:

• Штатное расписание (можно взять типовую форму Т3);
• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК);
• Положение об оплате труда (гл. 21 ТК РФ);
• Перечень нормативных актов по труду (ст. 212 ТК РФ);
• Комплект правовых актов по труду в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК);
• Трудовые договора (ст. 57 ТК РФ), включая трудовой договор с директором (примечание: раньше если учредитель ООО и директор совпадали в одном лице, то трудовой договор не требовали, поскольку нельзя самому с собой подписать договор, о том кстати было немало разъяснений и Минтруда, и Минфина, однако сейчас государственная бюрократическая мысль движется по тому пути, что все таки когда учредитель и директор совпадают, то договор все равно должен быть);
• Перечень профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
• Перечень инструкций по охране труда (постановление 1/29);
• Документы, подтверждающие страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 212 ТК РФ);

Программы (ст. 225 ТК):

• программа вводного инструктажа;
• программа первичного инструктажа на рабочем месте

Инструкции:

• должностные инструкции на директора и сотрудников (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
•  инструкция по охране труда;
•  инструкция по пожарной безопасности;

Журналы:

•  журнал регистрации вводного инструктажа (ст. 225 ТК);
•  журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (225 ТК);
•  журнал учета несчастных случаев на производстве (ст. ст. ст.228 — 231 ТК РФ);
•  журнал учета инструкций по охране труда для работников постановление 1/29 от 13 01 2003);
•  журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников (постановление 1/29 от 13 01 2003);

Книги (постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»):

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

Локальные приказы и постановления учредителей по труду и охране труда:

• приказ о разработке (утверждении) перечня профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда;*
• приказ о назначении ответственного за инструктаж по охране труда и ведение журналов инструктажей* (* можно объединить);
• приказ об утверждении ежегодного графика отпусков;
• приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек;
• решение (протокол) об утверждении программы вводного инструктажа;**
• решение об утверждении программы первичного инструктажа на рабочем месте;**
• решение об утверждении инструкций по охране труда для сотрудников** (** можно объединить)

Опционально (эти внутренние документы организации могут быть, а могут и не быть в зависимости от конкретной специфики и(или) желания, но все равно мы посчитали нужным дополнить ими свой перечень):

• Журнал проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей опционально (п.8 ст 16 ФЗ 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Приказ Министерства экономического развития РФ от 30 апреля 2009 г. N 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
• Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК);
• Инструкция по работе на ПК (если работа на ПК занимает более 50% рабочего времени);
• Программа обучения по охране труда (опционально при создании комиссии по обучению по ОТ);
• Приказ о создании комиссии по проверке знаний по охране труда;
• Инструкция обучения по охране труда;
• Протоколы проверки знаний по охране труда;
• Журнал проверки знаний по охране труда.

Как видите ничего такого экстраординарного. При должной усидчивости и минимальных навыках работы на ПК вы вполне можете составить требуемый перечень внутренних документов своей организации.

Также для большинства организаций (за исключением тех, чья хозяйственная деятельность осуществляется в офисах) необходимо разработать программу производственного контроля (ст. 32 Федерального закона № 52-ФЗ от 30 марта 1999 г.

«О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» и Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий. СП 1.1.

1058-01», утвержденные Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 10 июля 2001 г.

* Впрочем, в соответствии со статьей 309.

2 Трудового кодекса организации, подпадающие под категорию микропредприятий могут использовать типовую форму трудового договора, заключаемого между работником и работодателем — субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям, утвержденную Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 года. Критерии отнесения к микропредприятиям установлены статьей 4 Федерального закона № 209 – ФЗ от 24 июля 2007 г. «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и принятым в соответствии с этим законом Постановлением Правительства РФ № 265 от 14 апреля 2016 года «О предельных значениях дохода, полученного от осуществления предпринимательской деятельности, для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства»

Источник: http://www.kosopuzy-lawyer.ru/2016/12/kakie-vnutrennie-dokumenty-dolzhny-byt-u-organizatsii/

Локальные нормативные акты организации: что это, перечень основных документов

Чтобы учесть специфику деятельности и адаптировать существующие нормы законодательства в отношении компании, ответственные лица на предприятии могут оформлять локальные нормативные акты.

Эти документы конкретизирует положения законов и устанавливают правила, которые не были рассмотрены в них, но необходимы для урегулирования трудовых отношений.

Существует обязательный локальные нормативные акты организации перечень.

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)

Локальные нормативные документы это правила, которые создаются и утверждаются внутри строго определенного субъекта бизнеса для регулирования взаимоотношений между администрацией фирмы и ее наемного персонала.

Чтобы улучшить условия труда работников, обезопасить их деятельность, максимально качественно задействовать трудовые ресурсы оформляются локальные нормативные акты содержащие нормы трудового права.

При необходимости эти документы помогают разрешать возникающие споры с сотрудниками и избегать ситуаций, когда организацию могут привлечь к соответствующим мерам ответственности.

Локальные нормативные акты разрабатываются на основании положений законов и не могут им противоречит. Если они ухудшают положение работающих на предприятии лиц, то тогда они признаются недействительными либо в указанных рамках, либо полностью в целом.

Порядок разработки и принятия локальных нормативных актов определяются законодательно в связи с важностью данных нормативов. Создают их, как правило, специалисты разных сфер деятельности — экономисты, правоведы, кадровики и т. д.

Многие часто путают внутренние нормативы организации с кадровой документацией. Однако, между ними существует значительное различие.

Например, табель учета рабочего времени сотрудников или регистрационные журналы не являются локальными нормативными документами.

Ооо и ип – должны ли формировать лна

Законодательно закрепляется, что локальные нормативные акты предприятия должны существовать у хозяйствующего субъекта, если он зарегистрирован в налоговых органах в качестве юрлица и у него существуют заключенные с работниками трудовые договора. Поэтому если деятельность осуществляется в виде организации, подобные документы придется создавать.

Освобождаются от создания внутренних нормативов только субъекты, отнесенные к микропредприятиям. Они, в соответствии с законодательством, должны включать эти правила в трудовые соглашения с каждым работником.

Предприниматели могут создавать внутренние нормативные акты на добровольной основе. На них распространяется правило, согласно которому при отсутствии локального документа, соответствующие нормы должны включаться в подписываемые с работником договора.

Внимание! Только физлица, не зарегистрированные в качестве ИП, но заключившие договора с другими физлицами освобождены в полной мере от локальных нормативов.

Строгий локальные нормативные акты организации перечень не существует, так как законодательством не предусмотрено прямо, какие из них должны обязательно существовать. Кроме того надо учитывать размеры предприятия, так как в зависимости от этого, локальные нормативы могут быть объединены в одном документе, либо разрабатываться по каждому рассматриваемому вопросу.

Также надо учитывать специфику направления деятельности компании в целом, либо отдельных ее структурных подразделений. Только учитывая эти моменты можно определить какой нормативный акт для этой фирмы обязателен, а какой может существовать на основании добровольной воли хозяйствующего субъекта.

Перечень обязательных документов

Этот список является условно обязательным, и определяется по тому какие документы наиболее часто запрашиваются при проверке, а также существуют законодательные ссылки к ним.

К таким нормативам можно отнести:

Внимание! В зависимости от вида деятельности компании он может быть расширен.

Сюда включаются все остальные акты, которые создаются на предприятии и используются для регулирования трудовых отношений:

• Положение о структурных подразделениях фирмы.
• Положение по премированию сотрудников компании.
• Нормативный акт по персоналу компании.
• Акт по отпускам на предприятии.
• Положение о выдаче материальной помощи.
• Нормативный акт о добровольном медицинском страховании.
• Нормативный документ о работе вахтовым методом.
• Положение по адаптации сотрудников.
• Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников.
• Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников.
• Нормативный акт об установлении испытательного срока для работников.
• Положение о медосмотрах сотрудников предприятия.
• Положение о социальных гарантиях работникам.
• И другие.

Внимание! Все эти документы могут разрабатываться по мере возникновения в них необходимости . Создавать эти локальные документы или нет, администрация фирмы решает сама на добровольной основе. При этом процесс их ввода в действие такой же, как и у любого другого локального нормативного акта.

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

• Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
• Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
• Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
• Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Cм. как правильно оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами, скачать бланк.

Как утверждаются ЛНА

Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.

Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.

Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.

Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:

• На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
• Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (3 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/lokalnye-normativnye-akty.html

Как составить регламент организации

Как составить регламент организации: разделы, инструкция, ошибки

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Что такое регламент организации и с чем его чаще всего путают
• Из каких разделов он состоит
• Как составить регламент организации

Каждая организация в определенный момент своего существования сталкивается с необходимостью составления инструкции для бизнес-процессов, другими словами, требуется описать в документах все стадии их выполнения.

В таких нормативных актах, как регламент компании, поэтапно расписан весь ход процесса, в котором задействованы сразу несколько подразделений.

Из этой статьи вы узнаете, как составить регламент организации, а также какими должны быть реквизиты документа и его структура.

Как составить регламент организации: одним общим документом или несколькими отдельными

Среди нормативно-правовых актов организации имеются документы, определяющие структуру и методы выполнения какой-либо работы: регламенты и инструкции. Эти документы могут называться по-разному (например, методическая или рабочая инструкция, стандарт, регламент, положение и т. п.), имеют отличный друг от друга смысл, но преследуют одну основную цель.

Методическая инструкция – организационно-правовой документ, который определяет унифицированные нормативы и методы выполнения определенных функций, независимые от исполнителя. Другие названия этого документа: методические указания, методика, методические рекомендации, методическое руководство и т. д.

Регламент бизнес-процесса – нормативно-правовой акт, составленный для определения порядка взаимодействия подразделений и работников, участвующих в определенном процессе предприятия. Употребляют и другие названия документа: положение о процессе, процедура, стандарт процесса и прочие.

Рабочая инструкция – документ, указывающий на систему выполнения каких-либо отдельных или связанных действий, над которыми работают конкретные сотрудники или подразделения организации в рамках поставленных задач. Используемые синонимы: инструкция, операционная инструкция, производственная инструкция, технологическая инструкция и другие.

Понять различия можно на следующем примере. Предположим, что речь идет о бизнес-планировании в компании. Процесс заключается в том, что инвестиционные предложения работников выражаются в стандартизированной форме накопительных проектов. После проверки и сравнительного анализа в плановом отделе они поступают на изучение в инвестиционный комитет предприятия.

Порядок расчета показателей инвестиционного проекта и необходимые формулы составляют содержание методической инструкции, так как они соответствуют условию обеспечения сопоставимости и не зависят ни от содержания самого инвестиционного проекта, ни от подразделения или должности сотрудника, выполняющего расчет.

Как правильно считать прибыль:

Описания процедуры подачи, предварительного анализа инвестиционной инициативы, подготовки накопительных проектов по определенной методике, а также передача их в отдел планирования и в инвестиционный комитет – предмет регламента. Это объясняется тем, что в данном случае речь идет о системе взаимодействия определенных подразделений организации, условиях перевода нормативных актов из одного подразделения в другое, периодах прохождения документов.

Фрагменты регламента, которые сопровождаются описанием методов сравнительной оценки инвестиционных проектов (или ссылками на эти проекты), излагающие порядок и методы действий сотрудника планового отдела при сравнении полученных инвестиционных проектов, расписаны в рабочей инструкции этого специалиста.

На практике общая последовательность действий при выполнении проекта, методы, используемые при произведении отдельных действий, некоторые детали выполнения процесса на определенных рабочих местах обычно включены в один подробно изложенный документ.

Иногда это является результатом плохо развитой системы внутренней документации компании, но достаточно часто бывает оправдано тем, что полное описание деталей процесса сосредоточено в одном документе, нет необходимости искать информацию в других инструкциях.

Такие нормативные акты, как Положение об оплате труда или Регламент бюджетирования, как правило, представляют собой примеры универсальных документов. В крупных учреждениях их объем иногда достигает нескольких сотен страниц.

Основной минус данного способа изложения состоит в том, что огромное количество текста с формулами, схемами и таблицами угнетающе действуют на сотрудников, несмотря на то что к каждому относится малая часть описания процесса.

Под целостностью подразумевается согласованность действий, порядка и сроков, описанных в каждом из регламентов, а также единство терминологии, совпадение форм документов, которые используются в рамках описываемого процесса, и точность ссылок этих документов друг на друга.

Таким образом, организации вправе выбирать удобную для сотрудников форму документации.

Какие разделы необходимо включить в документ при составлении регламента организации

Как правило, устав организации составляется из следующих основных разделов:

1. Общие сведения.
2. Определения, термины, используемые сокращения.
3. Описание процесса.
4. Ответственность.
5. Контроль.

Более подробное описание содержания разделов приведено в таблице:

К числу основных реквизитов, указываемых при составлении регламента, относят:

• название организации;
• дату, номер и место составления документа;
• гриф утверждения;
• наименование документа;
• текст регламента;
• приложения;
• визы согласования.

Данные реквизиты оформляются на основании требований ГОСТ Р 6.30-2003.

Самым подходящим вариантом приложения к регламенту будет модель бизнес-процесса, представленная в виде блок-схемы. Возможно изображение таблицы с основными параметрами. При помощи специальных приложений можно создать графическое изображение модели.

Сначала схема может напоминать непонятную композицию из геометрических фигур, но при детальном изучении становится ясно, что схема отображает строгую последовательность действий для выполнения определенных процессов.

По сути, на схеме представлен процесс делопроизводства. Изображение схемы бизнес-процесса организации обычно воспринимается людьми легче, чем текстовая документация.

На схеме четко прослеживается каждый этап, а также взаимодействие между ними и конечный результат.

Если новый сотрудник детально рассмотрит эту схему, то он в кратчайшие сроки окажется готов к выполнению необходимых действий на определенном этапе, будет понимать, что от него требуется в ситуации, связанной с данным процессом.

«Как сдать нулевую отчетность: правила для ИП и ООО» Подробнее

Как составить регламент организации: пошаговая инструкция

Процесс составления регламента организации включает несколько этапов.

Шаг 1. Следует определить необходимость составления свода правил организации в конкретной ситуации. Этот документ требуется, если деятельность, подлежащая регламентированию, регулярно повторяется, этапы ее выполнения не изменяются в течение долгого времени.

Шаг 2. Необходимо организовать работников, которые будут составлять регламент организации. Обычно одному сотруднику сделать это довольно трудно, так как практически невозможно охватить все аспекты длительного производственного процесса.

Поэтому при составлении инструкции следует составить список людей, задействованных в разработке, и объявить имя руководителя проекта.

В группе обязательно должны присутствовать теоретики и практики, так составленный список правил организации получится наиболее объективным.

Шаг 3. Далее следует совещание и непосредственно составление регламента организации. Данный этап подразумевает анализ отдельных частей работы и запись всех шагов на бумаге. В результате должна получиться инструкция (черновой вариант), подробно описывающая выполнение необходимых действий.

Шаг 4. После того как все работники, задействованные в составлении инструкции организации, ознакомились с черновиком, необходимо внести в него изменения. Дополнения лучше обсудить коллективно, чтобы сделать окончательный вывод по составлению регламента.

Шаг 5. Составленный устав организации следует отправить на утверждение руководства. После этого выпускается самостоятельный документ. Если он получился очень объемным, для каждого подразделения готовится выписка, в которой прописаны положения, касающиеся непосредственно его работы.

9 типичных ошибок составления регламента организации

1. Пункты устава не совпадают с практикой

Крайне важно поручить контроль над составлением регламента организации сотруднику, который имеет прямое отношение к производственному процессу.

Например, когда предприятие выросло до крупных размеров, администрация может создать специальное подразделение, занимающееся развитием бизнеса. Этот отдел должен взять на себя ответственность за составление свода правил.

Сотрудники данного подразделения ставят задачу изложить все, что происходит в компании.

Когда инструкцию составляют работники, не имеющие отношения к рабочей деятельности, то реально управляющий этим процессом человек не станет действовать по составленной схеме, поэтому пункты регламента расходятся с практикой.

2. Инструкция не допускает гибкости

Многие компании пытаются описать происходящие процессы для составления регламента очень подробно. Это происходит из-за незнания разницы между составлением регламента и описанием процессов. Однако если стоит задача автоматизировать процессы, то подробные описания способны помочь людям.

Потребность в регламенте возникает, когда в рабочем процессе задействовано большое количество сотрудников, действия повторяют друг друга, но каждый видит их с собственной точки зрения, по-своему оценивая ответственность, сроки и т. д. Составленный регламент организации направлен на устранение разногласий, закрепляет процедуру, сведя к минимуму появление разночтений: определенное действие, периодичность – раз в неделю, ответственный тот-то.

Следует учитывать необходимость предоставить работникам определенную свободу действий в принятии решений в некоторых ситуациях (например, отвечать клиенту как можно быстрее в срочных ситуациях).

3. В уставе отсутствует мотивация

При отсутствии стимула не поможет никакой свод правил. Если в документе прописано, что финансовый отдел обязан поставить свою визу в договоре в течение двух дней, то эта запись может быть рассмотрена двояко.

В первом случае финансист не предпримет никаких действий до конца второго дня, во втором случае финансисты должны выполнить обязательство при любых обстоятельствах, но лучше сделать это в кратчайшие сроки.

Таким образом, сотрудники должны быть всегда замотивированы на выполнение устава организации.

4. Слишком длинный текст документа

Приемлемый размер документа — не более 5–7 страниц текста.

5. Регламент организации написан тяжелым языком

Сложность текста, длинные фразы мешают восприятию документа. Лучше сокращать предложения до простых и понятных.

6. Отсутствует единая терминология

Использование синонимов в терминах может привести к тому, работник будет путаться и неправильно поймет регламент организации. Необходимо проследить, чтобы упомянутый термин применялся на протяжении всего текста составленного документа.

7. Отсутствие расшифровки к сокращениям

Необходима расшифровка всех использованных сокращений (в скобочках или в виде сноски).

8. Не обозначены конкретные исполнители

Обязательно указывать сотрудников, которые несут ответственность за выполнение определенного ряда правил.

9. Не все шаги расписаны в инструкции

Следует детально описывать любые действия, которые необходимо выполнять в процессе работы, так как с инструкцией будут знакомиться и новички в том числе.

Получить расчет
экономии

Источник: https://kbdp.ru/news/kak-sostavit-reglament-organizatsii/