+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Извинения за непонимание в деловой переписке

Как правильно попросить прощения в деловом стиле на работе

Извинения за непонимание в деловой переписке

В общении с деловыми партнёрами и коллегами необходимо соблюдать некоторые правила, иначе человека сочтут бестактным. Чтобы этого не случилось из-за ошибки, нужно вовремя сказать «прошу прощения за неудобства или беспокойство». Подробнее о том, как просить прощение в деловой обстановке на работе расскажем ниже.

Когда требуются деловые извинения

Просить прощения у коллег, начальства или деловых партнёров необходимо, если:

  • произошла задержка;
  • не выполнены определённые требования;
  • работа сделана не по образцу;
  • произошло недоразумение или неприятная сцена;
  • между людьми возникло недопонимание;
  • человек хочет получить повторное объяснение требований или задач.

Без извинений в общении возникнет неприязнь, так как индивида могут посчитать самонадеянным.

Каким способом извиниться

В зависимости от ситуации для просьб о прощении используют разные носители информации.

Чтобы выбрать способ извинений, отталкиваются от причин.

  1. Если требуется задать вопрос по заданию или требованиям, то извиниться нужно в самом начале обращения. Для такой цели подойдёт телефонный звонок или письмо на электронную почту.
  2. Если недоразумение произошло при личном общении, можно извиниться через некоторое время, вновь встретившись лицом к лицу с человеком или отправив ему СМС-сообщение.
  3. При задержке или невыполнении определённых требований стоит отправить деловое письмо.

Как правильно извиниться

В переписке с коллегой или начальником лучше придерживаться официально-делового стиля, писать без лишних слов. Извинения в письменной форме на бумаге также должны быть чёткими.

Если человек попросит прощения устно, то в его речи должны присутствовать клише, выражающие вину и надежду на исправление неточностей. Использовать лучше местоимение «Вы». Чёткие фразы можно подобрать, отталкиваясь от причины.

За беспокойство

Если извиняетесь за беспокойство, то начать письмо или устное обращение рекомендуется со слов «Прошу простить меня за…» После фразы необходимо указать, что именно заставило обратиться к коллеге или боссу.

Закончить нужно фразой: «Еще раз прошу у Вас прощения за беспокойство».

В деловом письме после этого клише можно выразить надежду на скорый ответ. При беседе можно поблагодарить за потраченное время.

За неудобства

При долгом ожидании нужно обязательно извиниться за неудобства. Если беседуете с клиентом, можно предоставить скидку на товар или небольшой презент.

Фразу «Просим прощения за доставленные неудобства» стоит повторить 2-3 раза. Тогда у индивида сложится хорошее впечатление об организации и сотрудниках.

При задержках

Повторите извинения после исправления ситуации.

В устном или письменном обращении необходимо полностью изложить причину, из-за которой товар был доставлен не вовремя, а работа сдана позже. Извиниться нужно сразу же, если ожидание продлится несколько дней, или во время отчёта при сдаче работы.

Начать рекомендуется с устоявшейся фразы «Прошу у Вас прощения за задержку» или «Извините за долгий ответ».

В финале вновь извиняться не стоит. Лучше выразить надежду на то, что такого больше не повторится.

За звонок в нерабочее время

Если звоните вечером или в выходной день, то начните общение так: «Вам удобно говорить? Прошу прощения за незапланированный звонок в нерабочее время. Надеюсь, не отвлекаю Вас от чего-либо важного».

Затем нужно конструктивно изложить причину звонка. После беседы поблагодарите за уделённое время и вновь извинитесь за беспокойство.

За ошибку

Если произошла ошибка, то просить прощения нужно незамедлительно. При серьезных недочетах стоит направить письмо на электронную почту или написать отчёт в письменном виде с указанием причины промаха.

Завершают обращение словами: «Еще раз прошу у Вас прощения за ошибку. Такого больше не повторится».

При опоздании

Опоздание на рабочее место требует письменного объяснения. В нём не стоит извиняться, лучше полностью описать причину несвоевременного прихода на работу.

Попросить прощения лучше при личной беседе с начальником.

За поведение

Работа в компании требует неукоснительного соблюдения делового этикета. Если какие-либо поступки не соответствуют этим правилам поведения, то необходимо извиняться перед коллегами.

Подготовьте достойное оправдание своим действиям. Например, если перед выступлением из-за неаккуратности совершили что-то, то укажите на волнение.

Как попросить прощения у начальника

Извинение не должно быть долгим, особенно если начальник в гневе.

Чтобы понять, как правильно попросить прощения у начальника, нужно обратить внимание на характер босса. Если он вспыльчивый, то при объяснении делайте упор на собственные недостатки.

Если руководитель строгий, но справедливый, необходимо несколько раз повторить: «Прошу меня простить». Извиняться долго не стоит, но и торопиться не рекомендуется.

Источник: https://prosti.info/kak-poprosit-proscheniya-v-delovom-stile

Письмо-извинение

Извинения за непонимание в деловой переписке

Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет ать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию.

Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи.

Инструмент для этого – письмо-извинение. 

В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы.

Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке.

Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо».

Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

Когда пишут письмо-извинение?

Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях:

— Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.

— Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

— Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать.

Структура письма-извинения

Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.

письма-извинения

Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

Извинение

Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!

Например:

Уважаемый Александр Олегович!

В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»

Объяснение причин

В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт.

Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д.

Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.

Например:

Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Выражение сожаления, огорчения

Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

Например:

Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

Например:

С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Заключение

Здесь стоит поблагодарить клиента за проявленное понимание, терпение, выразить надежду на то, что подобные ситуации не будут повторяться в дальнейшем.

Например:

Благодарим вас за проявленное понимание и надеемся, что этот инцидент не сможет повлиять на наше давнее и плодотворное сотрудничество.

Случаи, в которых стоит написать письмо-извинение вашим партнёрам или клиентам, могут быть самые разные. Действуя грамотно, вы имеете все шансы получить не недовольного вашими действиями клиента, а лояльного и доброжелательного партнёра.

Image by www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=2760

Извинения за непонимание в деловой переписке

Извинения за непонимание в деловой переписке

Это , в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, , нарушения условий договора и тому подобное. Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все , чтобы такие досадные случаи больше не повторялись. Например:Мы ценим ваш бизнес, и мы хотели бы сохранить вас как клиента.

Объясните в двух или трех предложениях, почему произошла ошибка. Клиент действительно не заинтересован в причинах, только в резолюции.

Это, безусловно, ошибка с нашей стороны, и мы берем на себя за это. Уважаемые господа! Искренне просили прощения (перепрошуелю) по досадное недоразумение, что произошло.

Apology letters — письма-извинения на английском языке

Деловой английский Июль 28 Елизавета Морозова Рубрика: Деловой английский На этой странице представлены образцы и примеры писем-извинений на английском языке (apology letters). Все деловые письма переведены на русский язык.

Все о деловых письмах на английском и их типах Полезные фразы для деловой переписки Письмо 1 Mr Dereck Smith General Manager Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan April 28, 2013 Dear Mr Lupin, It was distressing to learn that the TV set that we delivered to you on April 24 was scratched.

We do not have any idea how it may have happened that is why we are very sorry that this unfortunate incident occurred and ready to exchange your scratched TV for another one.

Kind regards, Mr Dereck Smith General Manager

Фразы для составления письма с извинениями / Деловое письмо на английском

Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут / были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем.

Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter. 2. Выражение сожаления We are very sorry to hear that… Мы очень сожалеем о том, что … I am very sorry for this situation.

Я очень сожалею о сложившейся ситуации. 3. Принесение извинений We apologise for… Мы приносим свои извинения за … Please accept our apologises for… Примите наши извинения … 4.

Как правильно принести извинения в деловой переписке.

Извинительное письмо клиенту образец

Это служебное письмо , в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и тому подобное.

Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись.

Например:Мы ценим ваш бизнес, и мы хотели бы сохранить вас как клиента.

Благодарим вас за понимание в этом несчастном случае. К сожалению, иногда происходят неизбежные ошибки. В таких редких случаях удовлетворительное решение всегда существует и внедряются предотвратимые меры.

После тщательного анализа вашего дела мне удалось определить причины, приводящие к этой ошибке.

Как правильно извиниться перед клиентом: фразы, за которые вам всё простят

Как правильно извиниться перед клиентом, чтобы сохранить и его расположение, и репутацию фирмы? Читайте в статье.

  1. Кто и за что должен извиняться перед клиентом.
  2. Как составить письмо-извинение на английском.
  3. Когда не нужно извиняться перед клиентом.
  4. Как правильно извиниться перед клиентом по телефону.
  5. Как правильно извиниться перед клиентом в письме.

Если вы извинитесь и сделаете это грамотно, то есть хороший шанс прийти к взаимному уважению и продолжить сотрудничество.

Основное правило: делать это нужно только в том случае, если вы действительно виноваты.

> > После этого мы связались с другими клиентами, которые покупали принтеры этой серии. Уточнили, нормально ли работают их принтеры. Выяснилось, что ещё два принтера время от времени дают сбой в работе.

Мы попросили их привезти принтеры в магазин и обменять на модели другой серии бесплатно». 5. Загладить вину «Денис Александрович, очень жаль, что так произошло.

Мы хотим загладить свою вину перед вами. Поэтому предлагаем обменять принтер на исправный или вернуть деньги, которые вы заплатили при покупке. А именно _______ гривен. Как вам такой вариант?

Если вас это не устраивает, готовы выслушать ваши варианты того, как мы можем загладить свою вину».

6. Денис поехал туда и через час привёз человека из магазина, который должен был разобраться в ситуации.

Мастер занял рабочее место одного из дизайнеров и в течение часа ковырялся в принтере, делая умный вид. Через час он встал и сказал, что есть какие-то проблемы с иглой.

Как написать письмо-извинение?

Блог / / / Вы накосячили.

Клиент в ярости не хочет с вами разговаривать. А если хочет, то только малоизвестными фразами, которые не всегда приятно слышать.Да, есть клиенты, делающие из мухи слона или создающие проблему на пустом месте.

С ними нужно прощаться навсегда и радоваться, что есть чёрный список, который помогает навсегда вычеркнуть человека из клиентов.

Но если вы действительно накосячили и хотите исправить ситуацию, нужно действовать иначе.Кто-то когда-то сказал: «Бездействие порождает уничтожение». В этом чувствуется истина.

Чтобы избежать уничтожения, давайте предпримем меры.При назревающем конфликте нужно быстро сгладить углы.

В опытных компаниях чувствуют, когда клиент испытывает недовольство и готовится нанести удар претензией на всех фронтах площадках. Это в лучшем случае. Ведь есть ещё регулирующие органы, в которые он может обратиться,

Деловое письмо извинение

Полное собрание материалов по теме: деловое письмо извинение от специалистов своего дела. Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет ать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию.

Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи. Инструмент для этого – письмо-извинение.

В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы.

Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке.

Шаблонные фразы для деловой переписки

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна.

Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества. Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения.

Структура письма может выглядеть следующим образом: • Просим. • Также просим. • А также просим. • Сообщаем. • Одновременно сообщаем.

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение. Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Возможно Вас так же заинтересует:

Источник: http://obrazovanie-nogliki.ru/izvinenija-za-neponimanie-v-delovoj-perepiske-86061/

Письмо с извинениями: как исправить ситуацию, если вы облажались

Извинения за непонимание в деловой переписке

Проблемы бывают у любого бизнеса, но клиентам все равно, кто виноват — ваш сотрудник, сбой электричества или шальной метеорит. Чтобы в сложной ситуации сохранить клиентов и репутацию, нужно уметь извиняться. Как это правильно делать в email рассылках, расскажет наша статья.

В каких случаях нужно отправлять письмо-извинение

Стоит извиниться, если какие-то действия или проблемы с вашей стороны причинили подписчику неудобство, разозлили или огорчили.

Например, из-за проблем с сайтом не получилось применить промокод или записаться на мероприятие, или в рассылке сделали фактическую ошибку, например, перепутали дату вебинара или имя самого клиента.

В общем, по всем причинам, из-за которых клиент потерял деньги, время или испытал негативные эмоции.

Важно! Извиняйтесь только за ошибки, которые несут последствия для клиентов и репутации компании. Мелкие ошибки, вроде орфографических, просто вносите в чек-лист, чтобы проверять перед отправкой.

Что писать в письме с извинениями

Главное в письме с извинениями — человечность. Важно показать, что вам не все равно и вы хотите исправить положение. Давайте по пунктам разберем, как правильно извиниться в письме.

Объясните, что случилось

Искренне напишите, почему произошел косяк. Может, был сбой в системе или ошибся кто-то из сотрудников, всякое бывает. Постарайтесь объяснить это неформальным языком:

ПлохоХорошо
В связи с непредвиденной ошибкой в работе сайта временно недоступны формы заказа.Совершить заказ можно по электронной почте info@magazin.ru.Друзья!У нас на сайте сломались формы, и пока через сайт заказать нельзя. Мы уже чиним их и сообщим, когда все заработает.Сейчас заказы лично принимает наш менеджер Катя, пишите ей на katya@magazin.ru.

Признайте ошибку и извинитесь

Не делайте вид, будто так и должно быть. Не пытайтесь свалить ответственность на кого-то еще. Извинитесь, но не теряйте самоуважения и не лебезите, это не конец света.

Расскажите, как исправляете ситуацию

Подтвердите слова делом — напишите, как именно команда устраняет проблему. Старайтесь даже технические моменты описывать простым языком, это покажет, что вам действительно важно держать клиентов в курсе.

Важный момент — не затягивайте с письмом. Даже если не можете исправить сразу, напишите, что нашли ошибку, работаете над ней и сообщите, когда все снова будет в порядке. Если не можете исправить, честно напишите об этом и попытайтесь сделать что-то, чтобы загладить неприятную ситуацию.

Пошутите (если уместно)

Немного самоиронии не помешает. Попробуйте аккуратно обыграть ситуацию и снять напряжение. Только не переборщите, чтобы ненароком не обидеть кого-нибудь неудачной шуткой. Например, зоомагазин случайно прислал пустое письмо и извиняется за такой бесполезный спам:

ПлохоХорошо
Ранее мы выслали вам пустое письмо. Это произошло из-за технической ошибки, примите наши извинения.Верный вариант письма:…Извините, мы накотячили!Сегодня прислали вам письмо с одним только изображением кота. Извините за такой омуррчительный спам, за беспокойство дарим дополнительную скидку — 10% по промокоду ЛАПКИ.А вот и целое письмо:…

Предложите бонус

Размер бонуса будет зависеть от тяжести вашей ошибки. Если перепутали дату вебинара — это не критично, просто пришлите правильную и объясните ситуацию.

Другое дело, если из-за вашего косяка клиент потерял время или деньги, например, не смог воспользоваться скидкой или вовремя записаться на курс. Тут уже понадобится бонус, который перекроет размер потери. Была скидка 5% — сделайте 10%.

Не успел записаться на курс — запишите на поток в порядке исключения и верните часть денег, либо сделайте скидку на следующий.

Важно! Чтобы найти подходящий бонус, поставьте себя на место клиента. Поймите, какие неудобства возникли из-за этой ситуации, подумайте, как это исправить и что его порадует.

Попробуем написать пример письма с извинениями. Например, человек купил билет на поезд, а рейс отменили. Ехать ему все равно нужно, поэтому постараемся подобрать альтернативные варианты, а за неудобство, которое получилось с нашей стороны, дадим скидку. Письмо напишем простым, человечным языком, объясним, что произошло и как исправить ситуацию, и извинимся.

Пример письма с извинениями

Примеры писем-извинений

Ребята из агентства «ЛидМашина» извиняются за неработающие формы записи на курсы. Чтоб исправить ситуацию, набор на курсы продлили. Письмо-извинение обыграно забавной гифкой, а сама ситуация — текстом письма: мы налажали и теперь знаем, что сделать, чтобы этого не повторилось. И вас научим так не лажать!

Письмо с извинениями от агентства «ЛидМашина»

«Гринпис» кратко извиняется за неправильную ссылку в письме. В этом случае достаточно извинения и правильной ссылки, особенно если речь о некоммерческой активности:

Письмо с исправленной ссылкой на петицию от «Гринпис»

Команда онлайн-университета GeekBrains извиняется за неправильную дату в предыдущей рассылке. Милая и содержательная иллюстрация к письму, указаны правильные даты, а в качестве бонуса — скидка на все анонсированные профессии:

Письмо с исправленной датой от онлайн-университета GeekBrains

А вот пример не очень качественного письма с извинением. Торговая площадка TMall от AliExpress извиняется за неправильные цены в письме из-за непонятной «технической ошибки».

Понятно, что площадка не может дать бонус сразу за всех продавцов, которые на ней работают, но подписчику все равно неприятно — он мог уже запланировать покупку по более привлекательной цене.

В общем, больше похоже на отписку, а не извинение:

Письмо с исправленными ценами от TMall

А вот необычный пример хорошего письма-извинения, где много текста. извиняется за баг, из-за которого пароль аккаунта мог попасть в чужие руки. Никакого бонуса здесь не будет, ведь соцсеть бесплатная.

Располагает к себе человеческий тон письма:

  • технические термины описаны доступным языком;
  • рассказано, что могло произойти и что на самом деле произошло;
  • есть советы, как на всякий случай обезопасить свой аккаунт;
  • компания извиняется за произошедшее и благодарит за доверие.

Письмо с извинениями за баг в безопасности от

А вот как раз случай, когда ошибка влияет только на репутацию компании, но не доставляет подписчикам неудобства. AnywayAnyday извиняются за то, что копирайтер перепутал два Ростова: такая ошибка недопустима для компании из сферы туризма. Легкая доля самоиронии присутствует, есть забавный мем:

Письмо с извинием за перепутанные названия городов от AnywayAnyday

Что стоит запомнить

Ошибки совершают все, но далеко не все умеют признавать вину и исправлять положение. Правильное извинение может спасти вашу репутацию, главное — сделать это искренне и вовремя, и при необходимости предложить бонус.

Извинение потребуется, когда ошибка или проблема компании нанесла вред ее репутации или причинила неудобства клиентам.

Что написать в извинительном письме:

  • признать проблему и извиниться;
  • рассказать, что делаете, чтобы исправить ситуацию;
  • предложить компенсацию, которая покроет время или деньги, потерянные клиентом.

Важно написать извинение простым языком и человечным тоном, чтобы оно не было похоже на безликую отписку. Можно пошутить, если получилось придумать забавную и необидную шутку, и как-то обыграть ситуацию.

Извиняться — это не страшно. Это значит, что вам важна репутация компании и отношение ваших клиентов. Главное — успокойтесь, отнеситесь к ситуации с юмором и постарайтесь сделать так, чтобы клиенты полюбили вас еще сильнее, а проблема больше не повторялась. Регистрируйтесь в SendPulse, чтобы рассылка с извинениями выглядела круто и дошла адресатам. Мы всегда на вашей стороне!

[Всего : 5    Средний: 4.2/5]

Источник: https://sendpulse.com/ru/blog/apology-letter

Письмо-извинение. Letter of apology

Извинения за непонимание в деловой переписке

Чтобы не пропустить новые полезные материалы, подпишитесь на обновления сайта

Иногда в жизни возникают ситуации, когда необходимо принести извинения в письменной форме. В английском языке письмо-извинение может быть неофициальным / личным (informal / personal) и деловым (formal). Его пишут в случае какой-то ошибки, невыполнения обязательств, невозможности выполнения обещания и т. п.

В целом структура письма-извинения особо не отличается от структуры обычного formal / informal letter. Однако есть и свои особенности. Рассмотрим каждый стиль письма-извинения отдельно.

Informal Letter of apology

Бывает так, что вы обидели или расстроили кого-то из членов семьи или друга и хотите принести искренние извинения. Вы можете сохранить отношения, отправив письмо. Что же в нем написать? По структуре ваше письмо будет выглядеть так:

  1. Dear (Name),
  2. Introduction (§ 1) – почему вы пишете это письмо. Следует начать с извинений, признать свою ошибку.

    Вот несколько полезных фраз для вступительной части письма, которые помогут выразить искренние извинения:

    Английские выраженияПримерное значение выражений
    I hope you will understand when I say that…Надеюсь, ты поймешь, если я скажу, что…
    What can I say, except I’m sorry that…Что я могу сказать, кроме как прости…
    I’m sorry for…Я виноват… (Мне жаль…)
    I owe you an apology.Я должен перед тобой извиниться.
    I’m sorry if I upset you in any way…Прости, если каким-то образом обидел тебя…
    I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel.У меня не хватает слов, чтобы описать, как мне жаль и как я виноват перед тобой.
    I feel dreadful about…Я ужасно поступил…
    It was my fault, and I'm sorry.Это была моя вина, прости.
    My sensitivity was on vacation that day and I'm so sorry.Я был ужасно бесчувственен в тот день, мне очень жаль.
    I must beg your forgiveness for my outspoken and insensitive remarks.Я умоляю простить меня за мои ужасные высказывания.
    Please forgive me for being so late. It was inexcusable.Прости, пожалуйста, за опоздание. Нет мне оправдания.
    I apologize most humbly for (ignoring your feelings).Я искренне прошу прощения за…
  3. Main Body (§ 2-3) – причины и объяснение вашего поступка. В основной части письма вы пытаетесь объяснить, почему все произошло именно так. Важно полностью признать свою ошибку, даже если вы считаете, что это была не только ваша вина. Иначе такое письмо-извинение не будет иметь смысла, а только усугубит конфликт. Ни в коем случае не обвиняйте адресата. Пообещайте больше не повторять подобные ошибки.

    В основной части помогут такие устойчивые фразы:

    Английские выраженияПримерное значение выражений
    I blame myself for what happened.Я виню себя в том, что случилось.
    It was my fault (responsibility).Это была моя вина (обязанность).
    I'm embarrassed to admit that…Мне неловко признавать, что…
    Please accept this letter as my personal promise to…Прими, пожалуйста, это письмо, как мое личное обещание…
    I am sorry for the hurt I know this causes.Прости за нанесенную обиду.
    I admit that I was in the wrong.Признаю, что был неправ.
  4. Conclusion (заключительный §) – в заключительной части письма вы еще раз извиняетесь, интересуетесь, что вы можете сделать, чтобы разрешить сложившуюся ситуацию, обещаете, что такое больше не повторится. Так как это близкий человек, пообещайте позвонить лично или встретиться, чтобы еще раз принести свои извинения.

    Следующие фразы помогут составить заключительный параграф:

    Английские выраженияПримерное значение выражений
    I hope you believe me when I say how sorry I am.Надеюсь, ты веришь, как сильно я сожалею.
    I can’t tell you how sorry I am.Даже не могу передать, как я сожалею.
    I beg you to forgive me.Умоляю, прости меня.
    There is no excuse for… and I hope you’ll forgive me.Я очень виноват… но надеюсь, ты простишь.
    I sincerely hope…Искренне надеюсь…
    All this being said, I again apologize for the problems I have caused you.После всего сказанного, хочу еще раз попросить у тебя прощения за причиненные проблемы.
    We hope you are willing to give us another chance.Надеюсь, вы дадите нам еще один шанс.
    I hope this incident won't stand in the way of our friendship.Надеюсь, этот случай не станет на пути нашей дружбы.
    Again, I apologize for betraying your trust.Я еще раз прошу прощения за то, что не оправдал твое доверие.
    I hope that as time passes you will find a way to forgive me.Надеюсь, что со временем ты сможешь простить меня.
    I understand that it might be difficult for you to accept my apology, but…Понимаю, что тебе сложно простить меня, но…
    I will call you later this week to apologize in person.Я позвоню тебе на этой неделе, чтобы извиниться лично.
    I can promise you that this will never happen again.Обещаю, что это больше не повторится.
  5. В конце письма-извинения идет заключительная фраза. Например:
    Sincerely (Sincerely yours),
    (Name)

    Примеры личных писем-извинений на английском языке вы можете посмотреть здесь:

    • boxfreeconcepts.com
    • specimentemplates.org
    • apologyletters.net

Formal Letter of apology

Теперь рассмотрим официальное письмо-извинение.

Formal Letter of apology обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу (Letter of Complaint). Цель делового письма-извинения – объяснить причины проблем, указанных в письме-жалобе, а также убедить адресата, что будут предприняты шаги, чтобы устранить проблемы и избежать их повторения в будущем. Желательно предложить компенсацию.

Если от грамотности составления Personal Letter of apology зависят ваши личные отношения с кем-либо, то деловое письмо-извинение может стать шагом к урегулированию отношений с клиентом / партнером, помочь исправить неприятную ситуацию в бизнесе, сохранить репутацию компании.

Рассмотрим каждую структурную часть такого письма.

  1. В начале письма-извинения мы обращаемся к адресату по имени и фамилии. То есть обращения типа Dear Sir / Madam или To Whom it May Concern – нежелательны. Подобное обращение может показаться слишком формальным, создастся впечатление, что вы даже не удосужились узнать имя вашего адресата.
  2. Introduction (§ 1) – почему вы пишете это письмо. Следует начать с извинений, выражения личной обеспокоенности сложившейся ситуацией.

    Вот несколько полезных фраз для вступительной части письма:

    Английские выраженияПримерное значение выражений
    I am writing to apologize for…Я пишу, чтобы извиниться за…
    I am writing to offer my apologies for…Я пишу, чтобы выразить свои извинения за…
    I must (would to) apologise for…Должен (хотел бы) извиниться за…
    Please accept my / our sincere / profuse apologies for…Примите мои / наши искренние извинения…
    We apologise for…Мы просим прощения за…
    Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention.Спасибо, что сообщили нам об этом деле / проблеме.
    I appreciated your advising me of this incident.Для меня очень важно ваше сообщение.
    I would to begin by giving my sincere apologies for the inconvenience that you experienced.В самом начале хотелось бы выразить мои искренние извинения за причиненные неудобства.

    NB!!! Напомним, что в официальном стиле не допускаются сокращения типа I’m, don’t, I’d и т. п.

  3. Main Body:

    (§ 2-3) – причины и объяснения сложившейся ситуации / проблемы.

    (§ 4) – предложение компенсации.

    В основной части письма-извинения (параграф 2-3) нужно объяснить причину возникшей ошибки / проблемы. Каждая проблема – в отдельном параграфе. Необходимо признать вину компании, выразить свое сожаление и огорчение, сообщить о принятых мерах.

    Очень желательно предложить какую-либо компенсацию за ошибку (параграф 4).

    Вот некоторые полезные фразы для основной части делового письма-извинения:

    Английские выраженияПримерное значение выражений
    We accept full responsibility for the mistake.Мы полностью берем на себя ответственность за ошибку.
    I assure you we are taking the necessary steps to prevent it from happening in the future.Будьте уверены, что мы принимаем все необходимые меры, чтобы подобное больше не произошло.
    You have my assurance that…Я гарантирую вам…
    Please be assured that we will…Будьте уверены, что мы…
    I am trying to sort it out (sort the problem out) as a matter of urgency.Я пытаюсь разобраться с этим (решить эту проблему) немедленно.
    I can assure you that this will not happen again.Обещаю, что это впредь это не повторится.
    We are doing everything we can do to resolve the issue.Мы делаем все возможное для решения проблемы.
    Please allow me to suggest you… as compensation for…Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации за…
    To compensate for the inconvenience caused…Для возмещения причиненных неудобств…
    Please allow me to offer you… by way of compensation…Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации…
  4. Conclusion (заключительный §) – в заключительной части письма нужно еще раз извиниться, выразить надежду, что произошедшее никак не повлияет на ваше дальнейшее сотрудничество, написать свои контактные данные, чтобы с вами могли связаться, если возникнет такая необходимость.

    Можно употребить следующие выражения:

    Английские выраженияПримерное значение выражений
    Once again, our (my) sincere apologies for the inconvenience caused…Еще раз примите наши (мои) искренние извинения за причиненные неудобства…
    I hope that you will accept my apologies (that my apologies will be accepted).Надеюсь, Вы примете мои извинения (мои извинения будут приняты).
    I hope that you can forgive (overlook) this regrettable error.Надеюсь, Вы сможете простить эту досадную ошибку.
    Thank you for your understanding.Спасибо за понимание.
    If you would to continue this conversation, please feel free to call me at…Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний звонить мне по телефону…
    Should you have any questions related to this correspondence, please feel free to contact me at your convenience.Со всеми вопросами относительно данного письма, пожалуйста, обращайтесь ко мне в удобное для Вас время.
  5. В конце письма – заключительная фраза:

    Sincerely (Sincerely yours),
    (Name)

    Примеры деловых писем-извинений на английском языке вы можете посмотреть здесь:

    • officewriting.com
    • business.lovetoknow.com
    • apologyletters.net

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://engblog.ru/letter-of-apology

Как правильно принести извинения в деловой переписке.

Как лучше попросить прощения за доставленные неудобства и задержку?

Как попросить прощения за ошибку своими словами, в стихах, прозе, СМС? Образец письма с извинениями клиенту.

Как написать письмо изви

Запомните, извинение это не унижение, а благородный поступок! Письменное извинение выгодно тем, что позволяет вам спокойно обдумать каждую фразу и каждое слово.

Это очень важно, если вы действительно хотите сохранить отношения с девушкой. Кроме того, письмо позволит выявить настоящую причину обид и разногласий.Перед тем как начать писать извинительное письмо своей девушке, вы должны понимать, что главная задача, которая стоит перед вами – извиниться, а не оправдаться или «выяснить отношения».

Если вы собираетесь продолжить «разбирательства», только перенеся их на бумагу, лучше даже не начинайте.

Независимо от того, правы вы по сути или нет, будет только хуже.

Если же ваша цель — вернуть девушку (или не потерять ее), Вы должны быть точными и честными во время написания письма.Вы можете условно разделить свое письмо на две части. В первой будет содержаться само извинение, а вторую можно посвятить стихам или цитатам.Предупреждение №1 .

Компания Rusbase — независимое издание о технологиях и бизнесе, организатор мероприятий и разработчик сервисов для предпринимателей и инвесторов

К примеру, иногда люди неделями не отвечают в или и после фразы «Прошу прощения за столь долгий ответ» они добавляют, что «заходят в LinkedIn не так часто, как надо бы» или «не проверяют сообщения в ».

Кроме того, можно написать, что вы отправились в незапланированный отпуск и забыли сообщить всем об отъезде, или что уехали из офиса по семейным обстоятельствам и не проверяли электронную почту.

Добавьте таких подробностей, и люди воспримут ваше опоздание более благосклонно.

Иллюстрация: 2/Jorg Greuel/Ocean/Corbis Если с момента получения письма прошла неделя или больше, вы просто не можете перейти сразу к делу.

Ведь если вы пропустите извинения, вы рискуете убедить человека в том, что ответы с задержкой в пять и более дней – это ваша манера ведения бизнеса. Честно говоря, не очень важно, что именно вы напишете. Вы можете начать с «Извините, что отвечаю вам только сейчас» или «Приношу свои извинения за задержку при ответе», или с чего-то подобного.

Извинительное письмо на английском языке

Поскольку этот человек вам небезразличен, пообещайте ему позвонить или встретиться, чтобы еще раз извиниться.

Конец послания имеет заключительное предложение по типу Sincerely Yours Name. После завершается процесс написания послания, которое обращено к кому-либо из близких или знакомых Далее будем разбираться, как написать про извинение, в деловой переписке.

Подобное обращение пишут как ответ на жалобу.

Целью данного письма является желание пояснить причины, побудившие ту или иную проблему и убедить клиента: больше похожих ситуаций случиться не должно.

Именно подобный ответ поможет улучшить репутацию вашей компании и общую ситуацию. Сначала необходимо обратиться к клиенту по имени и фамилии, поскольку если будет обращение по типу личного письма, то человек почувствует себя потерянным и посчитает такой текст — издевательством.

Отличный секретарь

Но в любом случае – извиняться необходимо. Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях: — Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.

— Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

— Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение.

Но об этом надо сказать. Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма.

Как правильно принести извинения в деловой переписке. Как лучше попросить прощения за доставленные неудобства и задержку?

Как попросить прощения за ошибку своими словами, в стихах, прозе, СМС? Образец письма с извинениями клиенту

Еще раз просим прощения. С уважением. В нашей попытке помочь вам лучше и сохранить вас как одного из наших ценных клиентов, мы собираемся.

Надеюсь, вы найдете эти действия удовлетворительными и оправданными.

Это самое меньшее, что мы можем сделать для устранения непреднамеренных неудобств, которые мы вызвали. Эти меры предосторожности гарантируют, что такие ошибки больше не повторится в будущем.

Это было бы невозможно без привлечения внимания к вашему делу.

Просим извинить за задержку товаров и заверяем,

Как извиняться в деловой переписке.

Наглядные примеры писем с извинениями

Но в любом случае – извиняться необходимо. Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях: — Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств. — Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

— Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать. Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма.

Источник: http://econsalting.ru/izvinenija-za-neponimanie-v-delovoj-perepiske-62471/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.