Должностные инструкции специалиста отдела закупок

Должностная инструкция экономиста по закупкам

1.1 Настоящая должностная инструкция устанавливает должностные обязанности, права, служебные взаимоотношения и ответственность экономиста по закупкам ОАО «Компания» (далее организация).

1.2. Экономист по закупкам относится к категории специалистов, принимается и увольняется на работу приказом генерального директора.

1.3. На должность экономиста по закупкам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование, без предъявления требований к стажу работы, либо имеющее среднее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности экономиста не менее 3 лет.

1.4. Экономист по закупкам подчиняется непосредственно начальнику материально-технического отдела и осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом организации, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами.

1.5. В своей деятельности экономист по закупкам руководствуется:

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;уставом организации;правилами трудового распорядка;приказами и распоряжениями генерального директора организации;

настоящей должностной инструкцией.

1.6. Экономист по закупкам должен знать:

законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по планированию, учету и анализу деятельности учреждения; организацию плановой работы;порядок разработки перспективных и годовых планов хозяйственно-финансовой и производственной деятельности организации;порядок и сроки составления отчетности;законодательство о труде;правила и нормы охраны труда;правила оформления договоров;

организацию документооборота в организации;

2 Функции

На экономиста по закупкам возлагаются следующие функции:

2.1. Выполнение работы по осуществлению экономической деятельности организации.

2.2.Выполнение работы по осуществлению организацией закупок товаров, работ, услуг в соответствии с Федеральным законом «О закупках товаров, работ услуг отдельными видами юридических лиц» №223-ФЗ от 18.07.2018г.

2.3. Подготовка отчетности.

3 ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций экономист по закупкам обязан:

3.

1 Проверять входящие договоры на предмет соответствия нормам, регламентирующим закупочную деятельность организации.

3.

2 Осуществлять мониторинг нормативных актов, регламентирующих деятельность по закупках товаров, работ, услуг, на которые распространяется действие Федерального закона «О закупках товаров, работ услуг отдельными видами юридических лиц» №223-ФЗ от 18.07.2018г.

3.

3 Готовить проекты изменений в Положение о закупке в соответствии с требованиями к закупке, установленными ГК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и своевременно размещать изменения в Положение о закупке на официальном сайте www.zakupki.gov.ru в срок не позднее чем в течение 15 дней со дня утверждения таких изменений.

3.

3.

5 Вносить изменения в план закупок организации и своевременно размещать сведения об этих изменениях на официальном сайте www.zakupki.gov.ru.

3.

6 Участвовать в заседаниях закупочной комиссии.

3.

7 Осуществлять подготовку: извещения о закупке; закупочной документации для размещения на официальном сайте и электронной торговой площадке; протоколов, составляемых в ходе проведения закупки.

3.

8 Своевременно размещать информацию о закупке (в том числе извещение о закупке, документация о закупке, проект договора, изменения, вносимые в такое извещение и такую документацию, разъяснения такой документации, протоколы, составляемые в ходе закупки) на официальном сайте в соответствии с ч. 5 ст. 4, ст.5 Федерального закона «О закупках товаров, работ услуг отдельными видами юридических лиц» №223-ФЗ от 18.07.2018г.

3.

9 Осуществлять при необходимости закупки товаров, работ и услуг на специализированных электронных площадках.

3.

10 Проводить закупки в электронной форме в соответствии с Перечнем товаров, работ, услуг, установленным Правительством РФ (Постановление от 21.06.2018 № 616).

3.

11 Проверять сведения об участниках закупки в реестре недобросовестных поставщиков на официальном сайте.

3.

12 Вносить сведения об участнике закупки, уклонившемся от заключения договора, о поставщике (исполнителе, подрядчике), с которым расторгнут договор в связи с существенным нарушением им договора, в реестр недобросовестных поставщиков.

3.

3.

14 Своевременно предоставлять информацию о закупке для размещения на официальном сайте организации в случае возникновения технических и иных неполадок, блокирующих доступ к официальному сайту в течение более чем одного рабочего дня.

3.

15 Своевременно составлять и предоставлять в Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики статистический отчет «Сведения о закупочной деятельности» по форме №1-закупки (полугодовая) в срок не позднее 25-го числа после отчетного периода.

4 ПРАВА

Экономист по закупкам имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений организации для решения возложенных на него обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Экономист по закупкам несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Начальник отдела материально-технического снабжения И.И. Иванов

СОГЛАСОВАНО

Юрисконсульт С.С. Сидоров

Отдел кадров П.П. Петров

С должностной инструкцией
Ознакомлен ___________________

«_____»_______г.

.

Источник: https://oformitely.ru/doljnostnaya_instrukciya_ekonomista_po_zakupkam.html

Должностная инструкция специалиста по закупкам 223 ФЗ образец 2020 г

Что представляет собой должностная инструкция специалиста по закупкам? Это особый внутренний документ определенной организации, в котором ясно и четко изложены основные требования к соискателю на данную должность, описаны круг всех его профессиональных обязанностей, а также должностных прав, рамки, определяющие степень его ответственности за халатно выполненную работу.

Что определяет круг обязанностей, которые имеет специалист по закупкам? 44-ФЗ, или Федеральный закон, который отражает актуальные требования законодательства. Согласно ему, рассматриваемый документ имеет много общего с должностной инструкцией специалиста по снабжению. Впрочем, существует ряд различий, которые выделяют должность «специалист по закупкам».

Именно поэтому еще до окончательного формирования должностной инструкции важно хорошенько разобраться в основных требованиях к кандидатам. Так, необходимо знать, какая должна быть квалификация специалиста по закупкам, а также, как разграничить обязанности данных сотрудников.

Практика показывает, что обязанностей у того работника, который занимается закупками, существенно больше, чем у того, который занимается снабжением. В должностной иерархии первая должность значится существенно выше второй.

Подобным образом отличается и уровень зарплаты. Именно поэтому было бы логично, чтобы и требования к кандидату на должность «специалист по закупкам», обязанности которого существенно значимее, были гораздо выше и жестче.

Подобным образом, профессиональные обязанности сотрудников также следует четко разграничить. Это поможет наладить слаженное взаимодействие как между самими специалистами, так и между целыми отделами, которые находятся в их подчинении.

Требования к специалисту по закупкам

Несмотря на то что рассматриваемая должность появилась сравнительно недавно, профстандарт «Специалист в сфере закупок» в полной мере сформирован и содержит жесткие требования.

Ведь такие сотрудники требовались и ранее. Например, похожие профессиональные функции выполняли работники, зачисленные в штат предприятий и производственных организаций.

Тогда такая должность имела иное название: инженер по материально-техническому обеспечению.

Итак, что же подразумевает под собой работа «специалист по закупкам»? Если говорить кратко, не раскрывая читателю многочисленных нюансов профессиональных обязанностей, которые отражают особенности трудовой деятельности и производства определенной компании, то главной задачей такого сотрудника является перманентное обеспечение организации любыми необходимыми материалами или товарами.

Специфика конкретной профессии определяет ряд особенных требований, характерных для определенной специальности, которые предъявляются к кандидатам на должность. И в рассматриваемой области также существуют определенные критерии. Специалиста по закупкам выбирают исходя из имеющихся навыков и знаний. Так, кандидат должен:

• иметь аналитический склад ума;
• уметь принимать решения даже в условиях постоянного стресса и нести полную личную ответственность за их результаты;
• уметь обрабатывать большие объемы информации и грамотно вести текущую документацию;
• обладать навыками ведения деловых переговоров с тем, чтобы выходить на желательный для компании результат;
• ясно понимать, как организована работа таможни и как функционируют транспортные компании;
• быть уверенным пользователем персонального компьютера, а также уметь пользоваться всеми необходимыми для выполнения профессиональных функций программами.

Предлагаем ознакомиться  Непрерывный стаж сколько перерыв

Помимо прочего, любой работодатель имеет право сформировать другие требования, которые необходимы для того, чтобы качественно выполнялась работа. Специалист по закупкам — важная составляющая успеха компании. Например, если компания занимается внешнеэкономической деятельностью, то от такого сотрудника могут требовать знания иностранных языков.

Назначение и структура

Именно должностная инструкция, как это уже замечалось выше, является одним из двух основных документов (второй — заключенный с сотрудником трудовой договор), которые и определяют, что должен выполнять в ходе своей трудовой деятельности специалист по закупкам.

Образование этого документа является первоочередной задачей руководства, ведь, согласно актуальному законодательству, сотрудник не может выполнять какие-либо обязанности, кроме тех, которые были четко описаны в договоре, который он заключал в процессе трудоустройства.

Как должна выглядеть должностная инструкция рассматриваемого специалиста? Важно, чтобы она была составлена согласно тем стандартам и формам, которые приняты в данном регионе. Итак, рассматриваемый документ следует составлять таким образом, чтобы он обязательно содержал следующие разделы:

• Первый раздел полностью посвящается данным о согласовании и утверждении непосредственно текста данного документа. Для этого все, кто принимал участие в указанных процессах, должны зафиксировать этот факт, поставив свои личные подписи с их расшифровками, а также указать соответствующие даты. В согласовании, как правило, участвуют юридический отдел, отдел кадров, а также непосредственно то подразделение, к которому будет относиться определенный сотрудник.
• В следующем разделе необходимо перечислить все актуальные требования к кандидату на рассматриваемую должность. Они должны подробно описывать требуемое образование, знания и практические навыки, необходимый опыт работы, а также возраст и прочие особенности, которые могут относиться к данной конкретной должности. Помимо этого, следует привести полный перечень всей документации (включая как внутренние акты компании, так и законодательные акты общегосударственного значения), с которой новому сотруднику потребуется внимательно ознакомиться. А также рассматриваемый раздел описывает место должности в общем штатном расписании, порядок и условия принятия кандидата на должность на работу, механизм увольнения или же замещение сотрудника, на время его не долгосрочного отсутствия. Важно указать непосредственного начальника нового работника.
• В основном разделе рассматриваемой инструкции необходимо перечислить все, что ожидается от сотрудника в ходе его профессиональной активности (все его должностные обязанности, а также права). Чем точнее будут описаны обязанности специалиста в инструкции, тем больше вероятность, что работа будет выполняться корректным образом, что пойдет на благо предприятию. Права же неразрывно связаны с обязанностями. К ним, как правило, относят: право на достойные условия труда; право на получение необходимых для выполнения своих обязанностей данных; право предлагать мероприятия, предназначенные для усовершенствования рабочего процесса.
• В последнем разделе речь обычно идет о том, какую ответственность понесет работник в том случае, если он будет выполнять свои профессиональные обязанности ненадлежащим образом.

Предлагаем ознакомиться  Претензия на соседа затопившему квартиру

Права

Должностные обязанности специалиста по государственным закупкам будут рассмотрены далее, а сейчас важно разобраться, какие он имеет права.

• Проявлять инициативу в области внесения разнообразных предложений, которые могли бы усовершенствовать или облегчить протекание рабочего процесса, имеющего отношение исключительно к выполнению данным работником своих функций.
• Требовать от своего непосредственного начальника абсолютного содействия в вопросах, связанных с реализацией прав или обязанностей сотрудника.
• Требовать от руководства компании обеспечения отдела всеми необходимыми организационно-техническими условиями, а также своевременного составления и оформления рабочих документов и отчетов, которые нужны сотруднику для реализации его профессиональных обязанностей.
• Налаживать взаимосвязь между подразделениями компании и определенными подразделениями некоторых сторонних организаций, которые необходимы для того, чтобы оперативно решать возникающие вопросы по закупкам, которые неизменно входят в рамки компетенции главного менеджера по закупкам.

Ответственность

Что включает в свой круг ответственности ведущий специалист по закупкам?

• Контроль и обеспечение выполнения плана закупок на каждый месяц.
• Административная ответственность за разглашение секретной информации, которую внутренние документы компании определяют в качестве корпоративной тайны, и которая официально является собственностью конкретного предприятия.
• Личное выполнение всех существующих правил внутреннего распорядка, а также соблюдение стандартов дисциплины.
• Осуществление сделок по закупкам, а также заключение соответствующих договоров с разнообразными организациями или частными лицами, если это потребуется.
• Выполнение требований пожарной безопасности и правил техники безопасности, с целью не нанесения какого-либо вреда сотрудникам компании или ее материальному имуществу.
• Тщательное выполнение всех полученных указаний, инструкций, поручений, распоряжений, приказаний непосредственного начальника, а также генерального директора фирмы.
• Ответственность за нанесение или содействие нанесению как материального ущерба, так и непосредственного ущерба деловой репутации компании.
• Ответственность за пренебрежение собственными должностными обязанностями, которые определяет актуальная инструкция, а также действующие законодательные акты Российской Федерации.

Условия работы

Что рассказывает должностная инструкция специалиста по закупкам об условиях работы, согласно которым должен трудиться данный работник? Режим занятости человека занимающего рассматриваемую позицию в компании, определяется составленными специально для отдельного предприятия правилами внутреннего трудового распорядка, а также договором, который заключается с новыми сотрудниками в процессе трудоустройства. Помимо прочего, эти условия предусматривают необходимость периодически отлучаться в командировки для выполнения служебных заданий.

Порядок ознакомления с должностной инструкцией

Заключение трудового договора, которое, собственно, и знаменует собой момент трудоустройства, — идеальное время для того, чтобы будущий сотрудник внимательно изучил, что входит в обязанности специалиста по закупкам, то есть, ознакомился с должностной инструкцией. Как зафиксировать факт того, что работнику была предоставлена вся необходимая информация? Существует несколько способов. Среди них выделяют следующие:

• личная подпись (и ее расшифровка), а также дата, которые свидетельствуют о том, что специалист по закупкам обязанности свои уже внимательно изучил и готов это подтвердить; ставится в особенном журнале, который специально предназначен для этих целей;
• отдельная отметка о том, что сотрудник проинформирован в полной мере, которая заверяется личной подписью отдельного работника непосредственно под текстом самой должностной инструкции, предназначенной для ознакомления каждого нового кандидата;
• подобная отметка, также заверенная подписью и датой, которая ставится под текстом индивидуальной должностной инструкции, персонально подготовленной для отдельного сотрудника, которая впоследствии прилагается к его личному делу, заведенному на предприятии.

Предлагаем ознакомиться  Какие обязанности должен выполнять подросток?

Вывод

Специалист по закупкам — это особый сотрудник предприятия, который занимается тем, что осуществляет и контролирует процесс поставки в компанию необходимых для ее производственной деятельности товаров, всевозможных материалов, разнообразного сырья. Этот работник также занимается составлением и проверкой всей отчетной документации, которая имеет отношение к его прямым обязанностям.

Не менее важно на практике знать, как именно следует проверять продукцию на соответствие заявленным критериям качества. Такой специалист должен уметь обращаться с персональным компьютером и на высоком уровне владеть компьютерными программами, которые потребуются ему в ходе выполнения его основных должностных обязанностей;

принимать важные решения в короткие сроки даже под давлением и в условиях постоянного стресса, ведь от их эффективности напрямую зависит успех всего предприятия; обрабатывать большие объемы информации своевременно и делать соответствующие выводы; отлично ориентироваться в актуальных условиях функционирования таможни, а также в особенностях работы отдельных транспортных компаний, с которыми сотрудничает данная организация.

Эти сотрудники должны разбираться в основных тонкостях выбора необходимых материалов, понимать, как именно их следует транспортировать, а также хранить для того, чтобы они не потеряли своих полезных свойств и товарного вида.

Также является желательным, а порой и обязательным условием наличие определенного опыта в сфере закупок. Обычно на эту должность принимают активных и энергичных людей. Именно такие кандидаты имеют шансы на то, что данную вакансию займут именно они.

Если вы задумываетесь о том, чтобы работать в качестве специалиста по закупкам, для начала важно изучить типичную должностную инструкцию (типовой документ, который точно определяет круг прав, обязанностей и ответственности определенного сотрудника). Это поможет ознакомиться с предстоящими условиями работы и заранее выяснить все ее тонкости.

Так вы сможете понять, стоит ли продолжать свои попытки устроиться на эту должность или лучше поискать что-то другое.

Если вам все подходит, то нужно постараться удостовериться в том, что и вы соответствуете всем требованиям компании.

Для этого необходимо выяснить как можно больше о самой организации, а также о ее деловой активности, объемах производства и реализации, а заодно и об основных технических особенностях.

Источник: https://mitemplate.ru/dolzhnostnye-obyazannosti-vedushchego-spetsialista-zakupkam/

Должностная инструкция специалиста по закупкам: образец 2020

Должностная инструкция специалиста по закупкам – это довольно важный документ, который сотрудник подписывает в первый день своей работы наряду с трудовым договором, заявлением о приеме и другими бумагами. Инструкция определяет конкретный перечень обязанностей специалиста, его права и ответственность.

Образец должностной инструкции специалиста по закупкам (word)

Скачать шаблон должностная инструкция специалиста по закупкам (word)

Ранее мы подробно разбирали 44 ФЗ и 233 федеральный закон о закупках, дополнительно об их особенностях вы можете узнать здесь.

Основные обязанности специалиста по закупкам: законодательная база

Деятельность этого сотрудника в основном определяется федеральным законом №44, в котором прописаны основные сферы работы:

• планирование закупок разных товаров и услуг;
• определение и работа с поставщиками;
• сопровождение процесса закупок на всех этапах;
• постоянный мониторинг цен на товары и услуги;
• проверка результатов закупки, оформление соответствующей документации.

Фактически сферы их деятельности и реальные должностные задачи во многом пересекаются. Это поиск поставщика, анализ цен и других условий поставки, документальное сопровождение всего процесса, контроль за сроками исполнения и т.п. Поэтому работодатель вправе самостоятельно проводить черту между этими двумя специалистами. Причем при наличии в штате того и другого необходимо составить 2 должностных инструкции, в которых четко закрепить обязанности каждого сотрудника.

Зачем необходима инструкция

Практика показывает, что к этому документу не стоит относиться как к формальной обязанности. Составлению должностной инструкции менеджера по закупкам стоит уделить особое внимание, поскольку это в интересах обеих сторон:

1. Работник четко знает свои обязанности, требования к знаниям и умениям, а также степень своей ответственности в случае принятия неправильных решений. Этот перечень обязанностей и прочую информацию невозможно разместить в трудовом договоре, поэтому составляется инструкция.
2. Работодатель четко формулирует свои требования к специалисту, на основании которых может объективно оценивать его работу, предлагать или требовать соответствующие корректировки.

Таким образом, должностная инструкция специалиста по закупкам не только описывает профессиональные обязанности специалиста, но и дает компании право требовать их выполнения и право применять ответственность при возникновении соответствующих ситуаций.

Образец и правила составления инструкции

Документ должен содержать несколько обязательных разделов – это требования к профессиональным знаниям и умениям специалиста, его трудовые задачи, подробное описание должностных обязанностей (в виде списка), а также ответственность работника.

Рекомендуем вам также ознакомиться с юридически правильным образцом трудового договора с сотрудником, пример составления можно посмотреть тут.

Требования к знаниям и умениям

Раздел можно поместить в начало должностной инструкции – например, в «Общие положения» либо выделить в качестве отдельного пункта. В начале документа нужно оставить место для визы директора «Утверждаю», дать полное наименование должности специалиста, определить замещающее его лицо в случае отсутствия основного работника в связи с болезнью, отпуском, командировкой и другими причинами.

Специалист по закупкам должен знать:

• основы законодательства – гражданского, административного, бюджетного, антимонопольного и других отраслей права;
• особенности проведения бухгалтерского учета при оценке закупок;
• ценообразование на рынке, методику отслеживания цен;
• все виды основных документов, правила их составления, риски сторон (договоры поставки, купли-продажи и др.);
• классификацию, основные характеристики, ассортимент товарных групп, в закупке которых нуждается организация;
• принципы/правила организации закупок;
• особенности документального сопровождения этого процесса;
• правила трудового распорядка и прочие особенности работы в конкретной компании.

Специалист по закупкам должен уметь:

• отбирать поставщиков на основе указанных критериев;
• отслеживать ценообразование, владеть методикой определения и обоснования начальных цен контракта;
• составлять закупочную и иную документацию, проверять ее;
• проводить коммерческие переговоры, составлять предложения;
• владеть компьютером на уровне уверенного пользователя (офисные программы и программы, применяющиеся в сфере закупок);
• разрабатывать информационные базы, вносить в них сведения, обрабатывать информацию, корректировать ее при необходимости;
• анализировать и отбирать заявки;
• оценивать проведенные закупки на основании утвержденных критериев, корректировать дальнейшие действия при необходимости;
• организовывать оплату либо возврат денежных средств наличными средствами, безналичным переводом, уметь взаимодействовать с банковскими организациями.

Специалист должен руководствоваться в работе:

• законодательством РФ (в первую очередь №44-ФЗ и др. законы);
• должностной инструкцией;
• трудовым договором;
• внутренними актами компании.

Отдельно можно прописать и трудовые функции специалиста, которые по сути совпадают с его обязанностями, однако формулируются в обобщенном виде, например:

1. Анализ данных о потребностях организации, а также о ценах на товары/услуги.
2. Обеспечение закупок у разных поставщиков для удовлетворения потребностей компании.
3. Подготовка документации для осуществления процедуры закупки.
4. Проведение закупки, составление всей сопутствующей документации.
5. Обработка результатов.
6. Выполнение отдельных поручений руководителя в пределах оговоренных обязанностей.

Права сотрудника

Отдельно можно указать и права сотрудника. Он имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Специалист вправе корректировать свою работу, принимать самостоятельные решения в рамках полномочий, а также вносить предложения об улучшении организации деятельности в установленном порядке.

Ответственность специалиста

Ответственность устанавливается в первую очередь за недостаточно качественное исполнение либо уклонение от исполнения своих обязанностей. В этом случае применяется замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию. Также ответственность наступает за причинение ущерба компании, за несоблюдение трудовой дисциплины.

В конце текста работник ставит подпись об ознакомлении, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату.

Порядок ознакомления с документом

В день приема на работу сотрудник подписывает трудовой договор, заявление и некоторые другие документы. В их числе – и должностная инструкция. Подпись означает ознакомление с текстом этого документа и согласие с каждым его пунктом. Сотрудник ставит подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату на общей инструкции и конкретно своем экземпляре.

Далее сотрудник отдела кадров предоставляет один оригинальный экземпляр документа для работника, который хранит его постоянно на своем рабочем месте. Также отметка об ознакомлении ставится в специальном журнале регистрации.

ссылкой:

(3 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-specialista-po-zakupkam/

Обязанности отдела снабжения и его функции |

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Каковы функции и обязанности отдела снабжения?
• Какова структура отдела снабжения?
• Как оптимизировать работу отдела снабжения?

Если компания занимается торговлей, то в ее штате обязательно есть сотрудники, отвечающие за закупки.

В крупных холдингах эту функцию выполняет большое количество людей, а в маленьких фирмах, имеющих дело в основном с розницей, она возлагается на одного специалиста.

Независимо от размера компании, обязанности отдела снабжения должны быть четко прописаны. Иначе пострадает эффективность подразделения.

Функции и обязанности отдела снабжения

Основная обязанность отдела снабжения – это поддерживать достаточный запас материалов в организации. Сотрудники подразделения:

• Определяют, какие нужны ресурсы и в какой срок.
• Отвечают за хранение и выдачу материалов со склада.
• Контролируют расход. Ресурсы должны использоваться по назначению и тратиться только в интересах компании.
• Содействуют экономии материалов.

Специалисты отдела снабжения изучают потребности предприятия в ресурсах, ищут поставщиков, с которыми будут сотрудничать, анализируют цены на нужную продукцию и услуги посредников, выбирают самый выгодный вариант транспортировки, а также оптимизируют запасы, учитывая сокращение транспортно-заготовительных и складских издержек.

Обязанности подразделения:

• Формирование номенклатуры материалов, необходимых компании для производства продукции.
• Планирование поставок на месяц, квартал, год.
• Участие в ярмарках, выставках и прочих мероприятиях с целью изучения рынка поставщиков нужных материалов.
• Выбор партнера с учетом оптимального варианта доставки продукции.
• Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль над их исполнением.
• Приемка поступивших материалов в соответствии с действующими документами – Положением о поставках и Инструкциями П-6 и П-7.
• Грамотное размещение привезенных ресурсов на складе компании с учетом внутренней логистики.
• Контроль расхода определенных материалов в производстве, а также разработка нормативов потребления.
• Инициатива по замене дорогих ресурсов на более дешевые, но без ухудшения качества продукции, производимой предприятием.
• Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов фирмы в части материального обеспечения.

Начальник отдела снабжения отвечает за надлежащее выполнение перечисленных обязанностей и подчиняется коммерческому директору.

Структура отдела снабжения

Структура отдела снабжения формируется, исходя из следующих факторов:

1. Масштабы компании.
2. Тип производства.
3. Отрасль, к которой относится предприятие.
4. Объемы и ассортимент материальных ресурсов, необходимых организации для производства своей продукции.
5. Количество поставщиков и их географическое положение.
6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От этих факторов зависит, из каких отделов будет состоять снабженческая служба, а также количество сотрудников и их функции. При формировании подразделения можно опираться на опыт аналогичных компаний, чтобы свои обязанности специалисты выполняли максимально эффективно.

При организации отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности: в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются поставками материалов.

В основном структура данной службы зависит от размера предприятия. В мелких, средних и крупных организациях обязанности отдела снабжения отличаются.

Крупным компаниям не обойтись без сотрудников, отвечающих за логистику и закупки. Они тесно взаимодействуют с другими подразделениями, входящими в снабженческую службу.

Средним предприятиям требуются отделы закупок, логистики и материально-технического обеспечения.

В малых фирмах снабжением руководит директор или его заместитель. Особенно это характерно для непроизводственных организаций. В маленьких компаниях обычно отдел снабжения не выделяется, но он может сформироваться при увеличении предприятия. Новое подразделение отвечает за материальные запасы, их доставку и складирование.

Ниже перечислены основные типы организационных структур снабженческой службы:

1.Функциональная структура включает следующие отделы:

• отдел закупок;
• транспортный;
• планово-диспетчерский отдел;
• группа таможенного оформления грузов;
• складское хозяйство.

Элементы функциональной структуры присутствуют в остальных типах организационных структур службы снабжения.

Отсутствует отдел логистики. Это свойственно средним предприятиям. В обязанности планово-диспетчерского отдела входит планирование закупок и выполнение плана снабжения. В службу МТС в маленьких компаниях обычно включают отделы транспорта, закупок и склад.

2.Товарная структура

Товарная структура характерна для крупных оптовых и производственных торговых предприятий. Подразделения в службе снабжения формируются, если в компании закупается большое количество разнообразных материалов. Они отвечают за обеспечение фирмы определенными ресурсами. Каждое товарное подразделение работает с конкретным материалом.

Здесь выделяются группа таможенного оформления и планово-диспетчерская служба. Первая оформляет таможенные документы, необходимые для прохождения материалов, закупаемых за границей, через таможню. Вторая группа составляет план снабжения, контролирует и регулирует его надлежащее исполнение.

3. Рыночная структура

Если компания закупает ресурсы на разных рынках или в разных странах, то в обязанности отдела снабжения входит работа с поставщиками данных рынков/стран. Сотрудникам региональных подразделений для качественного выполнения своих обязанностей требуется знать специфику этих точек и нормы законодательства.

4. Матричная структура

Если предприятие одновременно занимается несколькими проектами или выпускает разные виды продукции, то необходимо формировать матричную структуру снабженческой службы. Для производства каждого продукта и реализации каждого проекта выделяется свой отдел закупок.

Если руководство решило сформировать службу логистики, то транспортное, диспетчерское подразделения, а также склады и отделы таможенного оформления включаются в состав нового департамента.

В крупных компаниях у цехов есть свои отделы снабжения, в обязанности которых входит планирование.

У таких служб есть свои склады, которые могут пополняться материалами со складов отдела снабжения.

В крупных компаниях в их составе выделяется подразделение внешней кооперации, обеспечивающее организацию полуфабрикатами и комплектующими. Такие отделы формируются на основе функционального или товарного признака.

Оптимизация работы отдела снабжения

Около 65 % заданий не выполняются из-за ошибок в оперативном планировании. Планируйте на короткий срок и экономьте средства, приобретая столько ресурсов, сколько нужно прямо сейчас. В кризисные периоды закупайтесь так, чтобы не было запасов.

Планирование без запасов избавит сотрудников от необходимости управлять ими. Для этого нужно наладить закупки в срок.

Заявки следует использовать до пятнадцатого числа текущего месяца, а в шестнадцатый день готовится отчет о материалах, которые поступят в следующем периоде.

Если нужные ресурсы доставляются более одного месяца, для них составляется свой перечень со сроком исполнения заказов. В обязанности отдела снабжения входит обеспечение поставки материалов в сроки, указанные в перечне.

Сотрудники подразделения должны пользоваться известными инструментами анализа и прогнозирования, среди которых АВС-анализ и АВСXYZ-анализ. Суть первого заключается в том, что ситуацию можно контролировать на 80 %, если обеспечить контроль над 20 % доминирующих субъектов. АВСXYZ-анализ актуален только для непроизводственных компаний.

Все товары делятся на девять групп, для каждой из которых определяются подходящие варианты. Лучше лично контролировать дорогие и востребованные материалы, а ресурсы, которые просто занимают место на складе, заказывать больше не стоит.

• Выстроить отношения с поставщиками.

Ведите мониторинг. В обязанности отдела снабжения входит отслеживание предложений на рынке. Чтобы покупать материалы по выгодным ценам, периодически нужно проводить мониторинг акций поставщиков.

Компании невыгодно работать с одними и теми же партнерами из-за знакомства или личных интересов менеджера по закупкам. Безусловно, бывают долгосрочные контракты, которые нельзя нарушать.

Но если поставщик резко поднял цену или доставил заказ с опозданием, то соглашение с ним можно расторгнуть. Требуйте снижения прайса.

Обратите внимание на возможности партнерства. Ищите выгодные для себя поставки и выстраивайте отношения с долгосрочными преимуществами. Большинство снабженцев готово уступать клиентам во многих вопросах, в том числе в адаптации материалов под ваши задачи.

Источник: https://practicum-group.com/blogs/obyazannosti-otdela-snabzheniy/

Составляем должностную инструкцию для специалиста по госзакупкам

Должностная инструкция специалиста по закупкам — это обязательный документ для работника, который в организации проводит тендеры. В ней должен быть определен круг обязанностей и ответственности для тендерного специалиста. Из статьи вы узнаете, как грамотно составить должностную инструкцию специалиста по закупкам в 2020 году.

Если организация занимается проведением тендеров и заключением государственных контрактов, в ее штатном расписании обычно есть должность специалиста по закупкам.

Специальность эта сравнительно молодая: она появилась после начала действия Федерального закона о госзакупках № 44. Это отдельная штатная должность, для которой разработан профессиональный стандарт, а значит, и установлены требования к необходимым квалификации и опыту.

Поэтому для такого сотрудника должна быть разработана и утверждена соответствующая должностная инструкция.

Когда необходима должностная инструкция для специалиста по госзакупкам

Если учреждение или организация решили ввести в штатное расписание отдельного эксперта, который будет заниматься исключительно вопросами, связанными с проведением закупок по закону № 44-ФЗ, для него необходимо разработать отдельную должностную инструкцию. При этом в организации уже могут быть такие должности, как:

• менеджеры по закупкам;
• специалист по материально-техническому снабжению.

Эти сотрудники обычно всегда есть в организациях, в том числе государственных и муниципальных. Они занимаются обеспечением всех материально-технических нужд, и иначе их называют «снабженцы».

От эксперта по госзакупкам они отличаются тем, что его задача состоит в оформлении государственных контрактов в рамках № 44-ФЗ.

Для этого требуется не просто особая квалификация, но и соответствие новым профстандартам, утвержденным Минтрудом:

• «Специалист в сфере закупок»;
• «Эксперт в сфере закупок».

По закону 44-ФЗ, такой профессионал должен быть в каждой муниципальной или государственной организации. Организации, принимающие участие в тендерах в качестве поставщиков, также могут ввести такую должность.

При этом должна быть утверждена отдельная должностная инструкция специалиста в сфере закупок, если эта обязанность является для работника основной.

Если он совмещает несколько должностей, то можно дополнить уже имеющиеся требования к работе (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Требования к специалисту по госзакупкам

Чтобы человек мог претендовать на должность в рамках закона 44-ФЗ, он обязательно должен иметь:

1. Профильное образование (среднее специальное, высшее, дополнительное) в зависимости от уровня должности. Допускается окончание курсов повышения квалификации, утвержденных на государственном уровне.
2. Достаточные практические и теоретические знания требований закона 44-ФЗ и подзаконных нормативно-правовых актов в сфере госзакупок.
3. Опыт работы с государственными контрактами.
4. Навыки бухгалтерского учета и знание документооборота (составление и редактирование документов).
5. Знание основ экономики и ценообразования.

Все эти условия должны быть отражены в соответствующей инструкции.

Кто утверждает должностную инструкцию

Этот документ каждая организация или учреждение разрабатывает самостоятельно, поэтому он является внутренним. Утвердить такой акт должен руководитель организации-работодателя.

К форме и составу должностных инструкций законодательством требований не установлено, поэтому каждый работодатель имеет возможность разработать этот документ в соответствии со своими предпочтениями и практикой, сложившейся в отрасли.

Пример составления должностной инструкции

Структура документа обычно включает несколько разделов:

1. Общие положения (порядок назначения на должность, подчинение и требуемый опыт).
2. Функциональные должностные обязанности специалиста по закупкам (должны быть прописаны в соответствии с законом № 44-ФЗ).
3. Права работника (требования Трудового кодекса).
4. Ответственность работника.
5. Условия работы (режим и порядок проведения спецоценки условий труда).

Разработанная должностная инструкция по закупкам должна быть подписана начальником структурного подразделения, куда трудоустроен сотрудник. документа должно быть согласовано с юридической службой. Сам работник должен быть ознакомлен с ней под подпись. Один экземпляр он обязательно должен получить на руки.

Сверху документа должны быть указаны данные организации (в левом углу) и стоять виза руководителя (в правом углу). Ниже располагается название.

Далее, в разделе «Общие положения», нужно указать:

• порядок назначения на должность специалиста по госзакупкам и освобождения от нее;
• подчинение работника;
• требования к стажу;
• требования к знаниям.

Следующий раздел «Функциональные обязанности» может быть объемным, поскольку в нем нужно перечислить абсолютно все, что входит в обязанности сотрудника. Но можно сделать его и лаконичным, как в приведенном примере. Главное, чтобы он соответствовал требованиям 44-ФЗ.

В разделе «Права» не забываем указать на право повышения квалификации и доступа к необходимой информации из других отделов организации.

Раздел «Ответственность» содержит сведения о том, какие нарушения караются по нормам трудового законодательства, а какие — по нормам гражданского или внутренних нормативных актов.

Далее нужно написать об условиях труда, указать, на основании чего утвержден документ. В самом конце идут подписи непосредственного начальника, виза юридического отдела и подпись самого работника с датой ознакомления.

Должностная инструкция специалиста по закупкам по 44-ФЗ (образец 2020)

Источник: https://goscontract.info/podgotovka-k-tenderu/sostavlyaem-dolzhnostnuyu-instruktsiyu-dlya-spetsialista-po-goszakupkam